Як скласти технічну специфікацію у держзакупівлях, щоб отримати необхідні товар, роботу чи послугу? Хто складає техспецифікацію? У цій статті розглянемо, яким чином має бути складено технічну специфікацію, що допускається вказувати, а що, навпаки, є неприпустимою вимогою.

Технічна специфікація у державних закупівлях

Технічна специфікація товарів, робіт, послуг – один із найважливіших документів при здійсненні державних закупівель. Від того, наскільки грамотно складена техспецифікація, залежить кінцевий результат. Технічна специфікація – це опис функціональних, технічних, якісних та експлуатаційних характеристик товарів, робіт, послуг, що закуповуються.

Як скласти технічну специфікацію

При складанні технічної специфікації у держзакупівлях слід бути уважними, оскільки існує низка обмежень щодо вимог до потенційних постачальників.

Не допускається при закупівлі способами запиту цінових пропозицій з одного джерела шляхом прямого укладання договору або через товарні біржі вказувати у техспецифікації вимоги:

• про наявність у потенційного постачальника матеріальних та трудових ресурсів,
• документів, що підтверджують платоспроможність,
• документів щодо відсутності податкової заборгованості.

Якщо є необхідність подання документів про наявність певних матеріальних чи трудових ресурсів, то закупівлі слід проводити способом конкурсу чи аукціону.

Не допускається встановлювати кваліфікаційні вимоги, зазначені у пп. 4) п. 1 ст. 9 Закону України "Про державні закупівлі" від 04.12.2015 № 434-V, які:

1. обмежують та необґрунтовано ускладнюють участь потенційних постачальників у державних закупівлях;
2. безпосередньо не випливають із необхідності виконання зобов'язань за договором про державні закупівлі товарів, робіт, послуг.

Не допускається у технічній специфікації на товари вказувати вимогу на:

• товарні знаки,
• знаки обслуговування,
• фірмові найменування,
• патенти,
• корисні моделі,
• промислові зразки,
• найменування місця походження товару,
• найменування виробника,
• інші характеристики, що визначають належність товару, роботи, послуги, що купується окремому потенційному постачальнику.

Виняток – держзакупівлі (п. 2 ст. 38 Закону):

1) для доукомплектування, модернізації та дооснащення основного (встановленого) обладнання, а також встановленого програмного забезпечення (ліцензійного програмного забезпечення);

2) для визначення постачальника послуг з надання товару в лізинг та виникнення необхідності докладного опису предмета лізингу;

3) для ремонту та (або) технічного обслуговування наявного у замовника товару;

4) товарів, представлених та доступних на ринку, вартість яких не перевищує 1000 МРП.

Важливо! На посадових осіб накладається штраф у розмірі 50 МРП за порушення вимог законодавства РК про державні закупівлі до конкурсної документації (аукціонної документації) або в інформації, що розміщується при закупівлі способом ЗЦП при: — встановленні будь-яких не вимірюваних кількісно та (або) неадміністрованих вимог до потенційних постачальників;- Вказівки на характеристики, що визначають належність товарів, робіт, послуг, що купуються окремим потенційним постачальникам (п. 1 ст. 207 Кодексу РК про адміністративні правопорушення).

Під посадовими особами слід розуміти перших керівників організатора державних закупівель, замовника або осіб, які виконують їх обов'язки, відповідальних за здійснення процедур організації та проведення державних закупівель, та (або) осіб, які безпосередньо беруть участь у розробці конкурсної документації (аукціонної документації).

Допускається при закупівлі способами ЗЦП, конкурсу та аукціону вказувати в технічній специфікації повний опис та необхідні характеристики товарів, що закуповуються (робіт, послуг):

• функціональні,
• технічні,
• якісні,
• експлуатаційні,
• специфікації,
• плани,
• креслення,
• ескізи.

У технічній специфікації на товари, послуги опис функціональних, технічних, якісних та експлуатаційних характеристик має бути розподілений на відповідні розділи, що містять: – межі функціональності; – Параметри технічних характеристик; – Призначення товару; – Експлуатаційні умови товару, послуги. За потреби в технічній специфікації зазначаються супутні послуги, необхідні замовнику при постачанні товарів (монтаж, налагодження, навчання, перевірки та випробування товарів тощо) і де вони повинні проводитися, а також рік випуску товару, термін гарантії.

Техспецифікація у закупівлях способом запиту цінових пропозицій

Організатор розміщує на веб-порталі казахською та російською мовами такі відомості про державні закупівлі, що проводяться, способом запиту цінових пропозицій:

• про кількість товару, обсяги виконуваних робіт, наданих послуг, що є предметом державних закупівель, що проводяться, із зазначенням виділених сум;
• короткий опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються;
• місце постачання товару, виконання робіт, надання послуг;
• необхідні терміни постачання товару, виконання робіт, надання послуг;
• про термін початку та закінчення подання потенційними постачальниками цінових пропозицій;
• проект договору із зазначенням технічної специфікації. Технічну специфікацію розробляється із зазначенням національних стандартів, а в разі їх відсутності міждержавних стандартів на товари, роботи, послуги, що закуповуються. За відсутності національних і міждержавних стандартів зазначаються необхідні функціональні, технічні, якісні та експлуатаційні характеристики товарів, робіт, послуг, що закуповуються, з урахуванням нормування державних закупівель.

Техспецифікація у закупівлях способом конкурсу

Якщо організатором виступає інша особа, то замовник надає йому для проведення конкурсу технічну специфікацію та проект договору казахською та російською мовами.

У разі, якщо це роботи потребують проектно-кошторисної документації, замість технічної специфікації конкурсна документація повинна містити проектно-кошторисну документацію, яка пройшла експертизу відповідно до законодавства Республіки Казахстан.

При необхідності замовник створює експертну комісію або залучає експерта для розробки технічного завдання та (або) технічної специфікації товарів, робіт, послуг, що закуповуються. Які беруть участь у розгляді заявок і нарахуванні умовних знижок (якщо постачальник пропонує кращі характеристики).

Матеріальні та трудові ресурси, необхідні замовнику для виконання зобов'язань за договором, вказуються в технічній специфікації, якщо це закупівлі щодо надання інжинірингових послуг, то в технічній специфікації, вказується вимога про наявність у потенційного постачальника атестованих інженерно-технічних працівників (що працюють у нього на постійній основі) ).

Вимоги щодо наявності відповідних матеріальних та трудових ресурсів не поширюються на держзакупівлі робіт (додаток 5 до Правил здійснення державних закупівель від 11.12.2015 № 648):

• з будівництва: нового будівництва, розширення, технічного переозброєння, модернізації, реконструкції, реставрації, капітального ремонту;

1. новому будівництву,
2. розширення,
3. технічного переозброєння,
4. модернізації,
5. реконструкції,
6. реставрації,
7. капітального ремонту;

• з розробки:

1. техніко-економічного обґрунтування,
2. проектно-кошторисної документації,
3. містобудівних проектів.

Відповідно до Закону РК «Про дозволи та повідомлення» під час здійснення державних закупівель робіт з будівництва передбачається обов'язкова наявність у потенційного постачальника відповідної ліцензії. Таким чином, потенційні постачальники, які мають відповідну ліцензію, автоматично визнаються такими, що відповідають кваліфікаційним вимогам та вимогам конкурсної документації.

Оформлення специфікації є важливим етапом у розробці будь-якого продукту чи послуги. Грамотне оформлення дозволяє уникнути непорозуміння між розробником та замовником, а також забезпечує відповідність стандартам якості.

У цій статті ми розглянемо основні правила та вимоги до оформлення специфікації, а також наведемо приклад правильно оформленого документа.

Структура та зміст специфікації

Специфікація, як правило, складається з наступних розділів:

1. Загальні відомості. Тут вказується найменування та сфера застосування продукту, його основні характеристики.
2. Вимоги до продукту. Докладно описуються всі вимоги до функціональних, технічних, ергономічних та інших характеристик.
3. Перелік документів, на відповідність яким повинен перевірятись продукт.

Кожен розділ деталізується відповідно до специфіки продукту. Наприклад, для програмного забезпечення будуть докладно описані вимоги до інтерфейсу, взаємодії модулів, обробки даних тощо.

Правила оформлення

При оформленні специфікації слід дотримуватись певних правил:

• Використовувати єдиний шаблон оформлення у всьому документі.
• Вказувати вимоги чітко, недвозначно, без зайвих слів.
• Уникати загальних фраз, що допускають різне трактування.
• По можливості кількісно висловлювати вимоги (швидкість, точність, продуктивність тощо).
• Посилатися на відповідні стандарти та нормативні документи.

Дотримання цих основних правил дозволить створити якісну специфікацію, яка стане надійною основою розробки продукту.

Специфікація за ГОСТ

У Росії її для оформлення специфікації найчастіше використовують стандарт ГОСТ 2.114-95. Він регламентує порядок викладу, термінологію, позначення та інші питання оформлення технічної документації.

Згідно з ГОСТом, специфікація повинна містити:

• Найменування виробу та його позначення.
• Перелік основних параметрів та характеристик.
• Умови експлуатації, транспортування та зберігання.
• Вимоги до сировини, матеріалів, покупних виробів.
• Показники надійності.

Таким чином, ГОСТ задає обов'язковий мінімум відомостей, які мають бути присутніми у специфікації для забезпечення повноти технічного опису.

Приклад специфікації

Розглянемо приклад оформлення фрагмента специфікації на програмне забезпечення обліку кадрів.

Вимоги до інтерфейсу

• Інтерфейс має бути інтуїтивно зрозумілим і не вимагати спеціального навчання.
• Колірне оформлення інтерфейсу має відповідати корпоративному стилю замовника (див. Додаток 1).
• Шрифти та їх розмір повинні забезпечувати зручність читання при роздільній здатності екрану 1024×768.
• Усі написи на кнопках, у меню та вікнах мають бути російською мовою.

Як очевидно з прикладу, у специфікації конкретизуються всі необхідні вимоги, уникає невизначеність формулювань. Це дозволяє розробнику правильно реалізувати необхідний функціонал та уникнути помилок.

Детальний опис усіх аспектів продукту відповідно до правил оформлення – запорука успішної реалізації проекту.

Оформлення специфікації є важливим процесом, що впливає на якість кінцевого продукту. Чіткі вимоги до змісту та оформлення допомагають уникнути неясностей та забезпечують відповідність розробки очікуванням замовника.

Вимоги щодо змісту розділів специфікації

Кожен розділ специфікації повинен містити конкретну інформацію відповідно до свого призначення:

• У розділі "Загальні відомості" вказують найменування, сферу застосування, основні технічні характеристики та інші загальні дані про продукт.
• Розділ "Вимоги" повинен складатися з підрозділів щодо кожного виду вимог (функціональні, технічні, ергономічні тощо).
• Розділ "Перелік документів" містить список усіх документів, на відповідність яким перевірятиметься продукт.

При заповненні кожного розділу важливо дотримуватись принципу достатності інформації. Недолік даних може призвести до неправильної реалізації, а надлишок – до непотрібної роботи та перевитрати ресурсів.

Контроль якості специфікації

Щоб гарантувати високу якість специфікації, рекомендується проводити її багатоступеневу перевірку:

1. Перевірка змісту технічними фахівцями щодо повноти і коректності всіх вимог.
2. Перевіряє оформлення документа на відповідність стандартам.
3. Твердження специфікації керівництвом.
4. Узгодження специфікації із замовником та іншими зацікавленими сторонами.

Така багатостороння перевірка дозволяє виявити та усунути будь-які недоліки до початку розробки.

Актуалізація специфікації

Специфікація повинна підтримуватись у актуальному стані протягом усього життєвого циклу продукту. Для цього необхідно:

• Вносити зміни з появою нових або зміні існуючих вимог.
• Проводити регулярний аналіз специфікації щодо старіння даних.
• Архівувати застарілі версії, але зберігати їх доступними для перегляду.

Регулярне оновлення специфікації – запорука її актуальності та придатності для подальшої розробки та експлуатації продукту.

Автоматизація створення специфікацій

Для спрощення процесу створення та оновлення специфікацій можна впровадити системи автоматизації:

• Використовуйте шаблони специфікацій для різних типів продуктів.
• Застосовувати засоби автоматичної перевірки специфікацій на відповідність вимогам.
• Інтегрувати систему управління специфікаціями коїться з іншими інформаційними системами підприємства.

Автоматизація дозволяє підвищити швидкість та якість розробки специфікацій, знизити трудовитрати.

Види вимог до специфікації

У розділі вимог специфікації зазвичай виділяють такі види:

• Функціональні – опис завдань та функцій, які має виконувати продукт.
• Технічні – вимоги до технічних та конструктивних параметрів.
• Ергономічні – вимоги до ергономіки та дизайну продукту.
• Вимоги безпеки – забезпечення безпечної роботи та експлуатації.
• Вимоги до ресурсів – вимоги до апаратних та програмних ресурсів.

Кожен тип вимог має бути документований відповідно до стандартів та погоджений із заінтересованими сторонами.

Управління змінами вимог

Неминуче, у процесі розробки вимоги можуть змінюватись. Щоб керувати змінами, потрібно:

1. Документувати кожну пропоновану зміну вимог.
2. Аналізувати вплив зміни на терміни, вартість, якість.
3. Узгоджувати ухвалення змін з усіма заінтересованими особами.
4. Вносити зміни до специфікації та плану розробки.
5. Повідомляти команду розробки про зміни вимог.

Така регламентація дозволяє контролювати процес та мінімізувати негативні наслідки змін.

Верифікація вимог

Верифікація – перевірка вимог на несуперечність, повноту, тестованість. Вона включає:

• Аналіз вимог щодо логічну цілісність.
• Зіставлення вимог друг з одним виявлення протиріч.
• Оцінку однозначності та перевіряльності формулювань.
• Уточнення вимог у разі потреби.

Верифікація забезпечує отримання повного комплекту коректних та несуперечливих вимог.

Валідація вимог

Валідація – перевірка вимог на відповідність потребам замовника та зацікавлених сторін.Вона включає:

• Анкетування, опитування виявлення реальних потреб.
• Аналіз альтернативних варіантів реалізації.
• Перевірку відповідності стратегічним цілям проекту.
• Коригування вимог за результатами валідації.

Валідація гарантує, що продукт, що розробляється, буде відповідати очікуванням.

Завжди актуальна та корисна інформація про події у різних сферах діяльності.

Технічна специфікація – це документ, який визначає набір вимог, яким має відповідати товар, робота, послуга (далі – ТРУ) та є основним документом при проведенні державних закупівель

Від грамотно підготовленої технічної специфікації залежить якість товарів, робіт і послуг, що закуповуються.

Технічна специфікація у державних закупівлях – це опис функціональних, технічних, якісних та експлуатаційних характеристик ТРУ, що закуповуються.

При здійсненні державних закупівель способом запиту цінових пропозицій з одного джерела шляхом прямого укладення договору або через товарні біржі не допускається зазначення вимог щодо наявності у потенційного постачальника трудових та матеріальних ресурсів, а також немає права вимагати надання документів, що підтверджують платоспроможність та відсутність податкової заборгованості

Якщо є потреба передбачити вимогу про наявність певних матеріальних чи трудових ресурсів, ТРУ закуповуються методом конкурсу чи аукціону

Не допускається встановлення кваліфікаційних вимог, зазначених у пункті 2) статті 9 Закону, які:

1) обмежують та необґрунтовано ускладнюють участь потенційних постачальників у державних закупівлях

2) безпосередньо не випливають із необхідності виконання зобов'язань за договором про державні закупівлі товарів, робіт, послуг

З цієї норми Закону випливає, що технічна специфікація повинна складатися саме на предмет ТРУ, що закуповуються, без ускладнення для потенційних постачальників умов.

Технічна специфікація, при закупівлі способом запиту цінових пропозицій, розміщена Організатором на веб-порталі казахською та російською мовами, містить такі відомості про державні закупівлі, що проводяться:

1) про кількість товару, обсяги виконуваних робіт, надання послуг, що є предметом державних закупівель, що проводяться, із зазначенням виділених сум

2) короткий опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються

3) місце постачання товару, виконання робіт, надання послуг

4) необхідні терміни поставки товару, виконання робіт, надання послуг

5) про термін початку та закінчення подання потенційними постачальниками цінових пропозицій

6) проект договору із зазначенням технічної специфікації

Відповідно до пункту 2 статті 38 Закону, при організації та проведенні державних закупівель способом запиту цінових пропозицій у розміщеній інформації, не допускається зміст вказівок на товарні знаки, знаки обслуговування, фірмові найменування, патенти, корисні моделі, промислові зразки, найменування місця походження товару та найменування виробника, а також інших характеристик, що визначають належність товару, роботи, послуги окремому потенційному постачальнику, за винятком таких випадків здійснення державних закупівель:

1) для доукомплектування, модернізації та дооснащення основного (встановленого) обладнання, а також встановленого програмного забезпечення (ліцензійного програмного забезпечення)

2) для визначення постачальника послуг з надання товару до лізингу та виникнення необхідності докладного опису предмета лізингу

3) для ремонту та (або) технічного обслуговування наявного у замовника товару

4) товарів, представлених та доступних на ринку, вартість яких не перевищує 1000 МРП, встановленого на відповідний фінансовий рік законом про республіканський бюджет

Технічна специфікація розробляється із зазначенням національних стандартів, а у разі їх відсутності міждержавних стандартів на товари, роботи, послуги, що закуповуються. За відсутності національних і міждержавних стандартів зазначаються необхідні функціональні, технічні, якісні та експлуатаційні характеристики товарів, робіт, послуг, що купуються, з урахуванням нормування державних закупівель

Технічна специфікація при закупівлі способом конкурсу

Якщо Організатором виступає інша особа, то замовник надає йому для проведення конкурсу технічну специфікацію та проект договору казахською та російською мовами. У разі, якщо ероботи, що вимагають проектно-кошторисну документацію, замість технічної специфікації конкурсна документація повинна містити проектно-кошторисну документацію, яка пройшла експертизу відповідно до законодавства Республіки Казахстан

При необхідності замовник створює експертну комісію або залучає експерта для розробки технічного завдання та (або) технічної специфікації товарів, робіт, послуг, що закуповуються. Які беруть участь при розгляді заявок та нарахуванні умовних знижок (якщо постачальник пропонує кращі характеристики)

Матеріальні та трудові ресурси, необхідні замовнику для виконання зобов'язань за договором, зазначаються у кваліфікаційних вимогах згідно з додатками до конкурсної документації.

ВАЖЛИВО ПАМ'ЯТАТИ, що згідно п.1 статті 207 КАП РК: порушення вимог законодавства РК про державні закупівлі до конкурсної документації (аукціонної документації) або в інформації, що розміщується при здійсненні державних закупівель способом запиту цінових пропозицій шляхом встановлення будь-яких не вимірюваних кількісно та (або) неадміністрованих вимог до потенційних постачальників або вказівки на характеристики, що визначають належність придбаних товарів, робіт, послуг окремим потенційним постачальникам (за винятком випадків, передбачених законодавством) РК про державні закупівлі), тягне за собою штраф на посадових осіб у розмірі 50 місячних розрахункових показників

Під посадовими особами слід розуміти перших керівників Організатора державних закупівель, замовника або осіб, які виконують їх обов'язки, відповідальних за здійснення процедур організації та проведення державних закупівель, та (або) осіб, які безпосередньо беруть участь у розробці конкурсної документації (аукціонної документації)

Обговорення

Поки що жодного коментаря, будьте першим!