Музиканти-початківці задаються питанням, як організовувати свій перший концерт. Підходити до цього питання необхідно свідомо та заздалегідь.

З чого розпочати? Скільки грошей, часу та людських ресурсів піде на організацію? Що потрібно придбати, з ким домовитися, куди тікати з орендою, рекламою тощо. – ці питання постають першими, коли приходить думка про виступ на публіці.

Давайте розберемо, з чого ж почати.

Бюджет

Спочатку потрібно визначитися з бюджетом. Подумайте, яку суму ви готові витратити і які позиції. Оренда залу, персоналу майданчика (гардеробники, охорона, хостес, клінінг), ведучого (якщо він планується). Бюджет на організацію починається від 50 тис. руб. у регіональному місті і може сягати десятків мільйонів.

Майданчик

Наступний важливий момент – це вибір майданчика та дати концерту. Що потрібно зробити на цьому етапі:

• Дізнатися про умови майданчика (наповнюваність, середню вартість квитків, умови оренди) Дізнатися, що з технічного обладнання вже є на майданчику, найчастіше це сцена та акустична система. Зазвичай оренда з п'ятниці до неділі та у святкові дні значно вища, але ймовірність набрати повну залу глядачів більше. Іноді майданчик орендується не на добу, а щогодини. У такому разі врахуйте час на монтаж та демонтаж технічного обладнання, декорацій та ін.
• Впевнитись у дотриманні правил пожежної безпеки на майданчику, наявності справних систем кондиціювання та достатньої кількості вбиралень.
• Визначити умови входу глядачів (платний чи вільний, вхід за списком та його довжину, охорона та хостес на вході, face control тощо).Пам'ятайте, якщо захід 18+ обов'язково врахуйте роботу людей, які перевіряють документи. Кількість персоналу має бути достатньою, щоб не накопичувалися великі черги.
• Дізнатися про особливості продажу квитків (знижки, промокоди, каси, сайт, електронні агрегатори).
• Умови розрахунку оренди (до концерту чи після, у якій формі). Деякі майданчики беруть фіксовану вартість за оренду зали, яка залежить від дня тижня та часу концерту. Але якщо ваша група вже досить популярна, і ви впевнені у великій кількості гостей, можна розглянути інший варіант співпраці – замість фіксованої вартості оренди, ділити виторг із проданих квитків та бару у відсотковому співвідношенні з майданчиком. Наприклад, 70 на 30, де 30 забирає майданчик.

Для привернення уваги можна використовувати яскраві спец. ефекти, такі як: дим, лазери, вогонь, конфетті, анімацію на світлодіодних екранах та декорування майданчика у концепції заходу. Але не забудьте уточнити біля майданчика, чи можна використовувати у них спеціалізовані ефекти і які саме.

Не забудьте скласти детальний план витрат. До нього необхідно включити суму, призначену покриття непередбачених витрат. Це може бути поломка вашого обладнання, відшкодування майданчику коштів за псування їхнього майна.

PR

Просувайте свій матеріал на те місто, де планується проведення концерту. Таким чином за кілька місяців можна привернути увагу до події більшу частину вашої аудиторії. Найбюджетніший спосіб зробити це – просуватися через пости зі свого співтовариства на точну цільову аудиторію. Це мають бути люди, які відвідують концерти схожих артистів у вашому місті.Коли люди будуть знайомі з вашою музикою, вони охоче прийдуть на концерт. Таргетовану рекламу у спільнотах можна налаштувати самостійно. Для цього не обов'язково навчатись роками на рекламіста. Наприклад, у ВКонтакті є спеціальний онлайн-помічник з покроковою інструкцією з налаштування реклами. Достатньо уважно ознайомитися із статтею та дотримуватися рекомендацій.

Не варто забувати про месенджера Telegram, іноді його недооцінюють. У перших TG користується широке коло користувачів, особливо молодь. По-друге, є безліч способів комунікації з аудиторією:

• Створіть канал, якщо ще цього не зробили. Розвивайте його, показуйте свою творчість, розповідайте про гарні та погані новини гурту, будьте «живими та справжніми». Публікуйте новини заходів. Покажіть аудиторії з якої причини вони повинні залишатися у співтоваристві, підігрівайте інтерес інтерактивами, розіграшами, закритою інформацією. Лайфхак, щоби все було під контролем: робіть план публікацій, користуйтеся функцією відкладеного запису.
• Реклама у тематичних спільнотах. Наберіть у пошуку назви музичних колективів, чия аудиторія близька до вашої. Напишіть адміністраторам із пропозицією про співпрацю, розмістіть рекламу свого концерту. Важливо підготувати такий текст, який не рекламуватиме вас «прямо в лоб». Нехай це буде рекомендація від спільноти або незвичайний факт, що чіпляє, про вашу музичну групу. У повідомленні обов'язково має бути інформація для купівлі квитків.

Також попросіть концертний майданчик зробити анонс вашого концерту на сайті та у соціальних мережах.

Щоб привернути більше уваги до події, можна запросити селебріт як гостей або виступаючих.Врахуйте, що для них буде потрібна ВІП-гримерна з охороною.

День Х

Один із важливих етапів організації концерту є процесом налаштування звукового та світлового обладнання, іншого обладнання, а також саундчек за кілька годин до початку заходу.

На майданчику обов'язково має бути менеджер, який контролюватиме всі процеси. Вирішить питання починаючи з раптового відключення електрики, закінчуючи контролем збирання у разі розбитого посуду.

Не забудьте про харчування всіх людей, які працюють на майданчику. З розрахунку одне гаряче харчування щонайменше кожні 4 години і достатню кількість води.

Під час концерту нарешті можна розслабитися, бо виступ уже багато в чому залежить від публіки, звукорежисера та вашої готовності.

Виступ пішов не за планом? Не страшно! Не губіться і не переживайте. Якщо у якогось учасника групи виникли проблеми, дайте йому час на усунення несправностей, відверніть публіку: зіграйте щось, пожартуйте, поспілкуйтеся із залом.

Організувати концерт самостійно – можливе завдання, навіть за умови, що такого досвіду раніше не було. На початку не варто гнатися за великим масштабом та великим гонораром. Для початку варто попрацювати з невеликими майданчиками та отримати необхідний досвід.

Ми завжди шукаємо те, що могли б змінити для наших клієнтів на краще.

У організатора концертів питань більше, ніж відповідей. Незрозуміло, яку ціну поставити, щоби не відлякати аудиторію, але заробити. Нові пункти витрат розкриваються у процесі. У міру наближення дня ікс накриває паніка: чи вийде заповнити зал, продати всі квитки, чи не підведе артист.Ми регулярно спілкуємося з представниками івент-сфери та знаємо про всі ці ризики — вони у більшості спільні.

Попросили досвідчених гравців івент-ринку розповісти, як вони підходять до організації концертів, формують ціни на квитки, які маркетингові прийоми використовують для збільшення прибутку. Вийшов корисний матеріал, який варто прочитати до того, як братися за організацію першого концерту.

Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися:

Чому працювати тільки з одним артистом — не найкраща стратегія

Організатори концертів, які працюють із Qtickets, солідарні в тому, що артистів у «портфелі» має бути кілька. Якщо виконавець у вас один, кожен івент буде стресовим.

Оптимальна стратегія: співпрацювати з різними артистами, проводити заходи у концертних залах, барах, клубах та робити це якнайчастіше. Економіка будується на сукупності концертів — стабільно можна заробляти за рахунок реінвестування коштів. Це зручний варіант.

Як влаштовано ціноутворення у концертній індустрії

Щоб збирати повні зали, важливо зрозуміти, що впливає на ціну та як продавати квитки на концерти. Навіть організовуючи кілька концертів на тиждень, можна піти у мінус, якщо помилитися у виборі артиста, не врахувати особливості майданчика, не продумати рекламу.

Щоб зрозуміти, як працювати з ціною, читайте статті (почніть з нашою), спілкуйтеся з колегами у спільнотах маркетологів та організаторів заходів, відвідуйте профільні конференції.

Приєднуйтесь до спільноти організаторів заходів у Telegram, Дзен або ВКонтакті, щоб обмінюватись досвідом та знаходити рішення складних завдань!

Важливо тестувати нові прийоми, аналізувати результати, змінювати підхід та знову тестувати.Клієнти з концертної галузі поділилися з нами перевіреними на практиці рекомендаціями:

• Замість круглих цін використовуйте ті, що закінчуються на 9: не 2000 рублів, а 1999, не 1900, а 1899. Такий підхід здається банальним, але досі працює і приваблює покупців.
• Не розігруйте по два безкоштовні квитки – це невигідно. Люди рідко ходять на концерти поодинці, обов'язково підтягують друзів. Тому завжди вигідніше один квиток подарувати, а другий продати за повною вартістю.
• Краще не давайте знижки на «парні квитки», почніть із трьох. Наприклад: один квиток коштує 800 рублів, три пропонуєте за 2000. Людина запросить друзів, щоб заощадити, ви отримаєте додаткових гостей та гроші.
• На старті ставте найнижчу ціну та поступово її підвищуйте. Організатору, який поділився цією рекомендацією такий підхід допоміг збільшити прибуток на 40%.

Важливо навчитися керувати продажами у моменті: вчасно піднімати ціну чи пропонувати знижки. Гнучкість допомагає привести якнайбільше людей на захід та гарантовано вийти у плюс.

Скільки коштує організація концерту

Насамперед треба порахувати, скільки може коштувати організація та проведення концерту.

На початку шляху зазвичай доводиться працювати з невеликими заходами (до 2000 чоловік). Ось орієнтовні витрати для такого формату, на базі яких можна сформувати зразковий бюджет:

1. Оренда залу. Вартість при організації концерту залежить від міста та майданчика, вона може змінюватись у широких межах. Орендодавці схильні завищувати ціни – не бійтеся торгуватися. Щоб зменшити вартість оренди, важливо вміло продемонструвати плюси для майданчика.Наприклад, якщо там є бар, уточніть, що артист має багато «дорослої» аудиторії — вийде заробити на продажі алкоголю. Або зробіть ставку на популярність артиста – це можливість отримати додатковий піар, оскільки гості відзначатимуть у соцмережах не лише виконавця, а й місце.
2. Лендінг заходи. Сайт такого формату "під ключ" коштує до 20000 рублів. У вартість входить не лише його створення та оформлення, а й інтеграція з необхідними для організації концерту сервісами (наприклад, квитковою системою). Можна піти більш простим шляхом – зібрати сайт самотужки на конструкторі або підключити квитковий сервіс, в якому є функціонал для створення промо-сторінок, наприклад, Qtickets.
3. Реклама. Бюджет можна розрахувати так: прикиньте дохід і закладіть 15% цієї суми на рекламу. Головне — вкладати гроші в рекламу поступово, перевіряючи ефективність кожного каналу, щоби не злити гроші без результату. Обов'язково використовуйте послуги веб-аналітики, які інтегруються з обраною платформою для продажу квитків. Qtickets мають інтеграції з «Яндекс.Метрикою», Google Analytics, Roistat і пікселями соцмереж.
4. Витрати артиста: гонорар, трансфер, харчування, проживання, виконання райдера. Вартість організації концерту може бути дуже різною. Визначити витрати, орієнтуючись на популярність артиста, вдається не завжди. Буває, що відомі виконавці мають мінімум вимог, а новачки вимагають все за вищим розрядом.
5. Фотограф та відеограф. Це пункт, на якому можна трохи заощадити. Наприклад, взяти новачка, який погодиться знімати концерт безкоштовно чи недорого – за 2-3 тисячі рублів.
6. Робота команди, яка обслуговує захід. Сюди входять налаштування звуку, світла, білетний контроль, адміністратор. Кожна послуга може коштувати від 5000 до 15000 рублів, залежить від міста. Ідеально, якщо все це включено до вартості оренди майданчика. Якщо ні, розгляньте можливості економії. Наприклад, обладнання для сканування можна замінити на смартфони з безкоштовним додатком Qtickets.
7. Податки Для організатора можливо вигідно працювати на «спрощенці» (УСН) і сплачувати 6% від доходу чи 15% від прибутку. Вибір об'єкта оподаткування залежить від цього, яким буде співвідношення доходів і витрат.
8. Комісія квиткового сервісу. Зверніть увагу на те, чи сервіс бере абонплату з організатора і сервісний збір з покупців. У Qtickets платіть тільки коли заробляєте, а сервісний збір можете за бажанням і забирати собі, щоб покривати комісію або заробити додатково.

Мінімум 30% доходу має стати вашим прибутком. Є негласна рекомендація: різниця між запланованими валом та витратами має становити 30-40%. У такому разі ви будете у більш безпечному фінансовому становищі.

Заощадити можна, якщо відмовитися від:

• трансляції. Якщо все робити з розуму, вийде дорого. Є сенс зв'язуватися, якщо плануєте концерт відомого виконавця, який має зрозумілу аудиторію, і готові витратити близько 50000 рублів на організацію та просування онлайн-концерту.
• Оренда технічного обладнання. Найкраще знайти майданчик, де є все необхідне.

Залишіть адресу електронної пошти — безкоштовно надішлемо шаблон, за допомогою якого можна прорахувати, скільки коштує організація будь-якого концерту.

На чому окрім продажу квитків можна заробити

До того, як організувати концерт артиста, важливо подумати про способи додаткового заробітку. Наші клієнти з концертної галузі поділилися перевіреними варіантами:

1. Організувати окремий вхід без черги. Можна закласти певну кількість квитків за спеціальною ціною: наприклад, якщо звичайний квиток коштує 800 рублів, VIP-вхід продаєте за 1000. Такі квитки зазвичай розходяться швидко – ніхто не любить чекати у натовпі. Головне — підібрати оптимальну кількість квитків, щоби на виділеному вході не утворилася ще одна черга. Один із організаторів розповів, як вирішив одного разу через вхід для VIP-гостей пускати і гостей за списками, що призвело до стовпотворення та невдоволення відвідувачів. Важливо не допускати такого.
2. Продавати рекламні місця. Це працює для заходів будь-якого масштабу, відрізняється лише вибірка потенційних спонсорів. Співпраця вигідна всім: власники бізнесу одержують піар, ви — додатковий дохід. Трапляється, що гонорар за рекламу покриває всю вартість витрати на організації концерту
3. Включити у вартість можливість сфотографуватись з артистом. Таких квитків має бути небагато. По-перше, фанати мають відчувати цінність пропозиції, вважати, що фото з артистом – це для обраних. По-друге, артист швидко втомиться, якщо ви приведете до нього після концерту юрбу шанувальників.
4. Продавати мерч. Якщо артист більш-менш відомий, фанати з радістю куплять футболку, кухоль чи якийсь інший сувенір на згадку про концерт. Ви можете заробити 10-15% прибутку. Максимальна зароблена на мерче за один концерт сума, яку нам озвучили – 150 000 рублів.

Ці прості рішення допомагають додатково заробити та частково або повністю компенсувати вартість організації концерту.

Як підвищити цінність своїх заходів

Пропонуйте гостям повноцінне дозвілля та враження, а не просто концерт. Але не забувайте про те, що враження ≠ розваги. Один із організаторів розповів, що проводить заходи у барах, квитки на які коштують дешевше, ніж якби це був івент у концертній залі. Такий формат допомагає розвернутися у рекламній кампанії, акцентуючи увагу на тому, що на концерті можна буде повноцінно розслабитись: випити, потанцювати, поїсти. Квитки продаються добре і виграють усі: організатор заробляє на квитках, а заклади на їжі та напоях.

Занурюєтеся в івент-сферу та плануєте перший захід? У нас є всі інструменти для ефективного продажу квитків!

6 рекомендацій від досвідчених організаторів

Щоб успішно займатися організацією концертів, важливо:

1. Горіти ідеєю. Незалежно від того, скільки коштує організація, перший концерт. Щоб все пройшло гладко, важливо підібрати артиста, чия творчість вам подобається. Так навіть у разі форс-мажору ви не втратите мотивації та проведете захід на рівні.
2. Зібрати команду. Під час організації заходу на вас звалиться багато різних процесів: доведеться вести переговори з виконавцем, продумувати піар, готувати майданчик і т.д. Зробити все це якісно поодинці дуже складно, тому варто поступово формувати навколо себе команду однодумців. На старті достатньо трьох: спеціаліста з реклами, візуалу та менеджера з роботи з артистами.
3. Знайти інвестора. Якщо власних коштів на організацію концерту замало, брати кредит не варто.Оптимальний варіант – знайти інвесторів серед рідних та друзів. Щоб вмовити їх допомогти, розпишіть плюси події та розрахуйте передбачуваний дохід. Не забудьте згадати, що інвестор зазвичай забирає собі 20% прибутку від концерту.
4. Швидко ухвалювати рішення. На старті артисти можуть ставитись до вас з недовірою. Важливо поводитись спокійно та адекватно: не боятися переговорів, не тягнути з виплатами, брати більше відповідальності. Як тільки виконавець побачить, що все під контролем, він розслабиться та довіриться вам.
5. Запитувати статистику минулих виступів. Працювати наосліп неможливо, ви повинні розуміти, скільки людей приходить на заходи артиста, хто вони, що їм подобається. Дані щодо одного концерту нічого не дають: раптом зал «забили», роздаючи безкоштовні запрошення? Зберіть максимум інформації. Аналізуючи минулі концерти, ви зможете зрозуміти, чи варто зв'язуватися із цим артистом, які ціни на квитки ставити і як працювати з аудиторією.
6. Укладати договори та прописувати в них кожну дрібницю. На початку шляху здається, що можна усно закріпити всі домовленості, але так не варто робити. Якщо у процесі щось піде не так, ви не зможете підтвердити, що домовлялися про інше. Один із важливих моментів – пропишіть у договорі можливість рекламних згадок у соцмережах артиста. Важливо розуміти, що ви платите не лише за сам концерт, а й за залучення аудиторії. Закріпіть у документах своє право використовувати ім'я артиста в рекламі та те, як часто та в якому форматі він має розміщувати анонси на своїй сторінці. Інакше залишитеся без додаткового піару.

Коли ми слухаємо улюблену музику, насолоджуємося живим виступом артиста або поринаємо в атмосферу музичного фестивалю, ми не замислюємося про безліч деталей та організаційні моменти, які дозволяють нам насолодитися цими моментами. Організація концертів – це складний і трудомісткий процес, що вимагає грамотного планування, координації та безлічі навичок різних фахівців.

Крок 1: Визначення цілей та ідей

Перший та найважливіший крок в організації концерту – визначення цілей та ідей. Що ви хочете досягти цим заходом? Бажаєте підняти настрій гостей, залучити нову аудиторію чи просто показати свою любов до музики? Визначте свої цілі та почніть втілювати їх у реальність.

Ідеї ​​- це те, що робить ваш концерт унікальним і незабутнім. Тут ви можете проявити свою фантазію та творчий підхід. Розмірковуйте над концепцією, вибирайте відповідну музичну палітру або замислюйтесь про незвичайне місце проведення концерту. Ключове слово – оригінальність. Пройшовши за посиланням, можна отримати більше інформації про організацію концертів.

Крок 2: Бюджетування та фінансування

Упорядкування бюджету — це наступний крок, який грає величезну роль організації концертів. Бюджет дозволяє зрозуміти, скільки грошей вам знадобиться для реалізації всіх ідей і планів.

Фінансування – це ключовий аспект будь-якого концерту. Ви можете шукати спонсорів, продавати квитки або залучати інвестиції. Головне, щоб у вас були чіткі плани та пропозиції, які залучатимуть потенційних інвесторів.

Крок 3: Пошук відповідних артистів та локацій

Вибір артистів та локацій – це ще один важливий етап в організації концертів.Розгляньте різні музичні напрями, щоб задовольнити уподобання різноманітної аудиторії. Дослідіть попит на різних артистів та проведіть домовленості про їхню участь.

Локація – це те місце, де ви проводитимете ваш концерт. Виберіть відповідне місце відповідно до вашої концепції та аудиторії. Це може бути концертний зал, стадіон або навіть незвичайний простір, що додає атмосферності вашій події.

Крок 4: Маркетинг та реклама

Не забувайте про потужну маркетингову стратегію, яка допоможе вам залучити більше відвідувачів та успішно продати квитки. Використовуйте різні канали реклами: соціальні мережі, радіо, телебачення та друковані видання. Створіть цікавий промо-ролик чи постер, щоб привернути увагу до концерту.

Нагадайте про вашу подію людям, використовуючи ефективні темплаїти для електронних листів та повідомлень. Організуйте конкурси та акції, щоб зацікавити людей та заохочувати їхню участь.

Крок 5: Технічні аспекти та акустика

Переконайтеся, що ви маєте достатньо обладнання для проведення концерту. Замовте звукову систему та світлове обладнання, щоб створити незабутню атмосферу на вашому заході. Обов'язково проведіть звукову репетицію, щоб досягти найкращої якості відтворення.

Акустика – це також важливий аспект концерту. Переконайтеся, що обрана вами локація підходить для високоякісної звукорозсіювальної системи і не створює негативних відгуків або спотворень.

Крок 6: Безпека та комфорт відвідувачів

Безпека та комфорт відвідувачів – це одна з ваших головних турбот. Забезпечте наявність медичного персоналу чи служби безпеки на місці концерту. Подбайте, щоб ваші гості почувалися комфортно під час концерту.Запропонуйте місця для сидіння, майданчик для танців або зону відпочинку.

Не забудьте також організувати харчування та напої для відвідувачів. Запропонуйте різноманітні закуски, напої та вегетаріанську їжу, щоб задовольнити різні потреби вашої аудиторії.

Висновок

Організація концерту – це процес, що вимагає ретельного планування та координації безлічі аспектів. Проте, результати організації концерту, коли музика з'єднує серця і всі перебувають у стані ейфорії, гідні всього вашого часу та зусиль.

Тому, застосовуйте всі ці кроки та створіть незабутню музичну подію, яка радуватиме серця людей довгий час.