Обов'язкове використання контрольно-касової техніки представникам бізнесу регламентується законом 54-ФЗ. Порушення цієї вимоги загрожує штрафними санкціями та призупиненням діяльності торгової точки. Тому як користуватись касовим апаратом повинен знати кожен касир. Також цей працівник зобов'язаний дотримуватись вимог заповнення фіскальних документів та знати основи спілкування з покупцями чи споживачами послуг організації. Чи можна швидко навчитися працювати на касі — дізнаємось у цій статті.

Як працювати з касовим апаратом: покрокові дії

У кожного касира на робочому місці має бути покрокова інструкція або керівництво, як працювати з касою онлайн, тому що касир щодня має виконувати такі дії:

1. на початку робочого дня перевірити справність ККМ;
2. увімкнути касовий апарат;
3. перевірити наявність стрічки друку чеків (за її відсутності встановити нову);
4. зареєструвати касира (можливість деяких моделей ККТ);
5. вивести пробні звіти (поточний та за попередню зміну);
6. зустріти покупця;
7. пробити чек придбаного товару чи послуги;
8. виконати план на перерву (перевірити фактичну грошову суму в сейфі та в пам'яті апарату, внести нові товарні позиції чи інші дії за необхідності);
9. в кінці зміни перерахувати отриманий виторг і порівняти зі значенням у пам'яті касового обладнання.

Прийшовши на робоче місце, касир повинен переконатися у відсутності пошкоджень на корпусі касового обладнання та проводах введення-виведення інформації, а також наявності пломб на пристрої (якщо є). Також потрібно очистити виріб від пилу та забруднень.Наприкінці підготовки касир перевіряє надійність підключення каси до побутової мережі 220 Вольт (якщо обладнання стаціонарного типу) та з'єднання з Інтернетом.

Потрібно звернути увагу на коректність встановлення чекової стрічки. Досить часто рулон встановлювати нагору ногами, а потім дивуються неправильному друку і грішать на нібито несправний принтер. Правильне положення рулону пристрою друку чітко зазначено в інструкції до обладнання. Воно обумовлено наявністю лише одного шару для друку на термострічці. Перевіряють встановлення стрічки під час друку звіту.

Далі касир друкує звіт за попередню зміну. Якщо раніше роздрукованому звіті видно суми, працівник попередньої зміни забув виконати обнулення. Якщо це вчасно не було усунуто та помічено органами перевірки, установа підлягає штрафним санкціям.

З цієї причини як працювати з касою – обов'язкове вміння навіть для молодшого касира, який щойно розпочав кар'єру. Виходом із такої ситуації є терміновий друк звіту до закінчення 24 годин з моменту здійснення першого друку чека попередньої зміни. За необхідності потрібно провести корекцію дати та часу здійснення операції, перерахувати гроші у відповідному відсіку та провести звірку зі звітом попередньої зміни.

Під час перерахунку суми потрібно мати на увазі безготівковий розрахунок із покупцями. Він відображений у чеку окремим рядком. Такі гроші зберігаються на особистому рахунку підприємства, а не в касовому сейфі. Також рекомендується бути готовим до того, що бухгалтер чи господар підприємства може попросити касира надати службову видачу протягом робочого дня. Це цілком нормально. Виручка обов'язково має бути перерахована інкасаторам, на вказаний рахунок або особисто власнику установи.

Наприкінці робочої зміни виконується завершальний звіт. Для цього необхідно, щоб був достатній залишок касової стрічки. Про успішне виконання обнулення на папері буде фрази «Регістри обнулені», «Звіт дійсний» і так далі. Звіту надається індивідуальний номер і проставляється дата та час. Ці параметри також підлягають перевірці касиром.

Контрольна стрічка (якщо вона є) слід акуратно скрутити та зберігати на місці проведення розрахунків протягом 3 днів та 3 років у межах підприємства. Якщо хочете, щоб сума безготівкових платежів була перерахована на вказаний банківський рахунок, зміна має бути закритою на банківському розрахунковому терміналі. Касир повинен дочекатися звіту про коректне надсилання інформації про транзакції до податкової служби у випадку з онлайн-касою або віднести такі документи безпосередньо до будівлі федеральної податкової служби. Завершення зміни знаменується вимкненням касового пристрою.

Як увімкнути касовий апарат

Перед тим, як користуватися касою, потрібно насамперед знати, як це обладнання вмикається. Насамперед потрібно встановити виріб на робочу поверхню. Зазвичай це місце знаходиться у безпосередній досяжності касира та на увазі у споживачів. Спочатку касу потрібно підключати до побутової мережі 220 вольт без використання подовжувача. У пристроях використовують батарейки, на яких працює резервна пам'ять. Перед експлуатацією будь-якої функції каси до неї обов'язково мають бути встановлені ці елементи.

Для цього виконують таку схему дій:

1. за допомогою викрутки відкрити місце на корпусі пристрою, куди вставляються батареї;
2. вставляти елементи потрібно точно відповідно до інструкцією до апарату;
3. відсік надійно закривають кришкою та пригвинчують болтами.

Для забезпечення безперебійної роботи батарейки рекомендується змінювати 1 раз на рік. Далі йде робота з касовим рулоном. Для доступу до нього потрібно відкрити кришку спеціального відсіку на корпусі виробу. Діставши рулон, слід дивитися його цілісність. Папір повинен бути рівним, цілісним і не мати загнутих кінців. Завдяки цьому рулон легко помістити назад у відсік, а також ризик зминання паперу суттєво зменшується.

Вставляти папір варто таким чином, щоб надруковані чеки з легкістю виходили із спеціального отвору. Також чек має бути зручно відривати та видавати покупцю чи споживачеві послуг. Для завершення встановлення рулону натискають кнопку Подати (або з такою назвою). Активується спеціальний механізм, що зачіплює папір і проганяє через пристрій. Це стандартний алгоритм встановлення паперу для друку чеків на касах будь-якої марки.

Далі апарат має бути знятий із блокування. Для цього касиру немає потреби спеціально навчатися. Знімати із блокування досить просто. У більшості випадків будь-яка каса має ключ, яким відповідальний працівник закриває пристрій для дотримання правил безпеки. Його варто повернути і цим розблокувати обладнання.

Включають касу спеціальною кнопкою увімк./вимк. Або ключем, розташованим на верхній частині корпусу пристрою. Сучасні каси обладнані кнопкою Режим, що замінює ключ і кнопку увімкнення або вимкнення апарата. Для активації такої каси необхідно повернути цю кнопку до положення Реєстр.

Налаштування касового апарату

Конфігурувати обладнання краще поетапно.Контрольно-касову техніку зручно налаштувати таким чином, щоб об'єднати в одній категорії пункти, аналогічні один одному. Наприклад, одна категорія товарів оподатковується з певним значенням, а іншу взагалі немає податків (таке теж буває). Далі потрібно виставити правильні значення дати та часу.

Режим програмування пристрою запускається при повороті ключа у положення ПРОГ (П). Якщо на корпусі розташована кнопка, потрібно зайти в пункт меню Програма і вже в цьому режимі задавати потрібну конфігурацію. Багато моделей пристроїв оснащені спеціальним важелем, розташованим під кришкою відсіку з паперовим рулоном. Цей елемент також переводиться в режим програми. Налаштовувати касу потрібно лише за посадовою інструкцією касира-операціоніста онлайн-каси.

Захист касового пристрою

Одним із основних критеріїв захисту касового апарату є наявність функції введення пароля. При використанні обладнання касир щоразу вводить пароль та службовий номер. Застосування особистого номера індивідуального підприємця покупки розподіляються кожному касиру, відповідальному за певну групу товарів. Завдяки цьому власнику підприємства зручно відстежувати динаміку продажів та своєчасно усувати помилки персоналу.

Потрібно звернути увагу, що у випадку з ресторанним бізнесом, касир має вводити не лише номер ІП та пароль. Працівники вводять особисті службові номери, кількість клієнтів та номери столиків. Сучасні моделі кас вимагають введення електронної пошти, зареєстрованої у системі контрольно-касового обліку. Це значно посилює контроль з боку працівників за своїми обов'язками та власників компанії за динамікою зростання бізнесу.

Інструкція з каси

Введення інформації в касовий апарат відбувається за допомогою вбудованої або зовнішньої клавіатури. До складу окремих пристроїв входить сканер. Він потрібний для зчитування штрих-кодів для моментальної видачі інформації про товар. За рахунок цього елемента заощаджується час, відведений на транзакцію. Правила експлуатації касових апаратів чітко регламентовані. Основні базиси містяться у поточному законодавстві держави.

Такими документами є:

• закон 54-ФЗ «Про застосування ККМ при використанні розрахунків готівкою (або) розрахунків із застосуванням платіжної картки»;
• постанову уряду РФ «Про реєстрацію та застосування ККМ, що використовується ТОВ або ІП».

Значна кількість кас оснащена функцією відповідності купленого товару певній категорії (алкоголь, бакалія, одяг тощо). Для цього після введення суми касир натискає на спеціальну кнопку. Це зручно при інкасації коштів, коли потрібна звітність за кожною категорією продукції, що збувається. При цьому ключі від категорій підлягають обов'язковому настроюванню незалежно від того, чи вони оподатковуються чи ні. Також слід чітко знати правила прив'язки податків до категорій.

Після цього потрібно уважно вивчити інформацію у квитанції. Починати це потрібно з натискання кнопки Подати. Вона позначається стрілкою догори. Це викличе команду виведення чека у верхню частину пристрою. Завдяки цьому можна побачити повну суму, вказану в чеку. До неї входить кожен доданий товар. Значення суми може відображатися на екрані каси. Часто касир враховує знижку на товар, що знаходиться на розпродажі.

У цьому випадку виконують такі дії:

• внести вартість товару;
• натиснути на кнопку із зазначенням розділу продукції;
• внести суму знижки у відсотках;
• натиснути кнопку % на клавіатурі пристрою.

Якщо касиром здійснюється обробка кількох штук однієї й тієї ж продукції, спочатку потрібно набрати на клавіатурі точну кількість товарів. Далі натиснути на кнопку Кількість (QTY), ввести ціну однієї товарної позиції. На кінцевому етапі касир кликає по конкретній категорії товару. Наприклад, споживач купує 2 пакети цукру, вартістю 6.99 рублів. У цьому випадку касир натискає на клавіатурі 2, потім кнопку Кількість, далі набирає 699 і кнопку розділу продукції.

Як встановити дату на касовому апараті

Як працює каса вже більш-менш зрозуміло, проте без правильного налаштування дати всі операції виявляться некоректними. Щоб розпочати налаштування, потрібно увійти в режим Програмування. Після ввімкнення контрольно-касової машини на дисплеї пристрою висвітиться дата та час за промовчанням. Далі користувач натискає Реж. поки не дійде до пункту Програмування.

У представленому режимі потрібно натиснути кнопку ІТ і ввести пароль адміністратора (за замовчуванням його значення вказано в інструкції). Введення значення пароля підтверджується повторним натисканням ІТ. Бувають випадки, коли дата пристрою налаштована правильно, а на чеках друкується на добу менше, слід оновити програмне забезпечення каси. Час встановлюється легше. Для цього під час того, як на екрані висвічується дата та час, потрібно натиснути X та ввести правильне значення поточного часу. Для підтвердження операції натискають кнопку ІТ.

Як розблокувати касовий апарат

Блокування касового апарату відбувається з двох причин:

• касир не зняв останній звіт протягом доби;
• відсутність передачі інформації до податкової служби протягом 72 годин.

Вирішенням проблеми у першому випадку є коректне зняття фінального звіту. Вивести гроші при цьому не можна. Ця операція відкладеться на наступну зміну. Процедура може спричинити штрафні санкції з боку податкових органів. З цієї причини зняття фінального звіту – обов'язкове для касира.

Проблема 72 годин найпоширеніша. Вирішується вона примусовим надсиланням інформації. Ця функція є практично у всіх моделях представленого обладнання. У різних виробах вона реалізована у різний спосіб. Найчастіше касир затискає клавішу 0 до появи контекстного меню. У ньому вибирають пункт Надіслати негайно та натиснути на кнопку Оплата.

• Недорого обладнання від відомого виробника "АТОЛ"
• Демократичні тарифи обслуговування від 0 руб.
• Підключається до будь-якого локального комп'ютера

• Будь-які операції з чеками по API або вручну
• Надсилання онлайн-чеків на пошту
• Гнучкі можливості для автоматизації
• Сумісність з відомими CMS та платіжними сервісами

• Зручний особистий кабінет. (Замовити демо)
• Допомога в реєстрації та підключенні
• Інтеграція під ключ досвідченими співробітниками
• Можливість придбання обладнання на виплат

1.Зберегти чек з помилково пробитою сумою, або знайти копію на контрольній стрічці.
2.Написати пояснювальну записку на ім'я директора (зав. мага), де вказати з якої причини було перебито суму.
3.Комісією у складі директора (зав. мага.), бухгалтера (для фірм) та касира скласти акт «про помилково пробиту суму».
4. Надати в ІМНС чек (п.1). пояснювальну записку (п.2) та книгу касира-операціоніста для реєстрації помилково пробитої суми.

3. ЗНЯТТЯ ПОКАЗАНЬ (ДЛЯ САМОПРОВІРКИ)

4. ЗАКРИТТЯ ЗМІНИ (ОФОРМЛЕННЯ ФІНАНСОВОГО ДОБОВОГО ЗВІТУ)

(Тривалість зміни після проведення останнього фінансового звіту не може перевищувати 24 години та у разі перевищення потрібно виконати фінансовий звіт)

ПОМИЛКИ НА КАСОВОМУ АПАРАТІ

1. Даний посібник для роботи з касовим апаратом слід розглядати лише як шпаргалку.Більш детально по роботі з касовим апаратом слід керуватися «Посібником з експлуатації».
2.Як працювати з покупцем, ДПІ та ЦТО викладено у «Типових правилах експлуатації контрольно-касових машин під час здійснення грошових розрахунків із населенням».

ПАМ'ЯТКА КАСИРУ З РОБОТИ З КАСОВИ М СУММУЮ ЩИМ
АПАРАТОМ (КСА) Мініка 1102МІК версія ПО 770-00

1. Включити КСА та дочекатися успішного завершення самотестування.
2. З'явиться поточна дата у форматі ДД ММ РРРР. Натиснути клавішу
[Якщо дата невірна, звернутися до ЦТО ТОВ «КассТехноСервіс» за телефонами, вказаними нижче]
3. З'явиться час у форматі ЧЧ-ММ-СС. Натиснути клавішу
[Якщо неправильний час, натиснути клавішу , ввести коректний час у форматі ЧЧ-ММ-СС та натиснути
Допускається відхилення добового ходу годинника не більше 5 хвилин на добу]

КАСОВИЙ (РОБОЧИЙ) РЕЖИМ [?]

Для входу в касовий режим [?] роботи та відкриття зміни необхідно натиснути клавішу , ввести пароль касира
000000. На чеку роздрукується дата та час, звірити та натиснути клавішу . Відкриється зміна і на екрані з'являться 0.00
КСА готова до роботи.
1. Оформлення однієї покупки: – Ввести вартість рублі/копійки з цифрової клавіатури, натиснути клавішу секції
«1СК», натиснути клавішу (проміжний результат), звірити суму та натиснути клавішу
2. Оформлення кількох покупок: – Ввести вартість рублі/копійки з цифрової клавіатури, натиснути клавішу секції «1СК», ввести наступну вартість рублі/копійки, натиснути клавішу секції «1СК» [повторити потрібну кількість
раз: ], натиснути клавішу (проміжний результат), звірити суму та натиснути клавішу
3.Обчислення здачі покупцю при оформленні продажу: – ввести вартість рублі/копійки з цифрової клавіатури, натиснути клавішу секції «1СК», натиснути клавішу (проміжний підсумок), ввести суму, яку покупець вносить
оплати та натиснути клавішу
(На дисплеї виводиться сума здачі покупцю, чек закривається, і каса готова для введення наступного чека).
4. Скасування (сторнування) чека (тільки до натискання ): — ввести вартість рублі/копійки з цифрової
клавіатури, натиснути клавішу секції "1СК", натиснути клавішу (проміжний результат). Якщо сума на екрані помилкова або
неправильна, натиснути клавішу ануляції та натиснути клавішу для підтвердження скасування чека.
5. Безготівкова оплата: – Для здійснення безготівкової оплати необхідно набрати на цифровій клавіатурі вартість рублі/копійки, натиснути клавішу секції «1СК», натиснути клавішу (проміжний підсумок), клавішу [ПОВЧ] та клавішу
для підтвердження закриття чека по безготівковому готівці.
6. Повернення товару: для здійснення повернення продажу необхідно в робочому режимі (на екрані 0.00) натиснути клавішу , ввести пароль 000000, ввести суму повернення та номер секції
– Для повернення готівки натиснути клавішу
— щоб повернути безготівку натиснути клавішу [ПОВЧ], на індикаторі відобразиться БНАЛ? Натиснути клавішу
7. Ануляція чека (скасування останнього пробитого чека): — коли на екрані горить ПІДСУМОК останнього чека натиснути клавішу , клавішу ануляції та клавішу .
8. Внесення/Видача: у касовому режимі коли горять 0,00 натискаємо клавішу для режиму «ВНЕСЕННЯ»
або для режиму ВИДАЧА. Наберіть суму на цифровій клавіатурі та натисніть [ІТ]. Буде надруковано відповідний нефіскальний документ.

РЕЖИМ ОБГ (ОБГ?) (Х-звіти без гасіння)

(Знімання показань на даний момент без закриття зміни)
1.Натискати клавішу кілька разів до появи на дисплеї ОБГ?. Натиснути клавішу
2. Ввести шестизначний пароль 000000. На дисплеї з'явиться ОБГ 1?. Натиснути клавішу
Для переходу в касовий (робочий) режим натиснути клавішу , натиснути та ввести пароль 000000

РЕЖИМ ОСГ (ОСГ?) (Z-звіти змінні з гасінням)

(Зняття показань наприкінці робочого дня та закриття зміни)
1. Натискайте кілька разів до появи на дисплеї ОСГ ?. Натисніть . Ввести 000000
— Якщо продажів не було, натиснути клавішу , на чеку роздруковується НІ РЕЄСТРАЦІЙ ПРОДАЖУ, повторно натиснути клавішу та дочекатися роздруківки звіту.
— Якщо продаж за зміну, натиснути клавішу , на індикаторі з'явиться запит на роздрук електронного журналу продажів. Натиснути клавішу , після успішної роздруківки контрольної стрічки натиснути клавішу та дочекатися роздруківки звіту. Вимкнути КСА.
Дії при попаданні в аварійні умови експлуатації:
1. Під час обриву чекової стрічки на індикаторі з'являється повідомлення НБУ. Для продовження роботи заправити чекову
стрічку та натиснути клавішу
2. Для копії останнього пробитого чека натиснути [ПОВЧ]
3. Якщо на екрані загориться АСП або АП– вимкнути КСА, підключити зарядне та включити КСА заново.

У разі пошкодження засобів контролю або виявлення інших несправностей касового
апарату необхідно припинити його використання та повідомити про виявлені несправності в
ТОВ "КассТехноСервіс" м. Мінськ, вул. Ольшевського, 10, офіс 50, другий поверх