Найчастіше у роботодавців виникає необхідність оформлення відкликання працівників, спрямованих на службове відрядження, за різними обставинами.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему — звертайтесь до консультанта:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регіони)

Читайте також: Чи можна отримати дозвіл на чергову відпустку під час скорочення штату?

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Розглянемо, якими ж нормативно-правовими актами регулюється це питання, які документи потрібні для оформлення і в яких випадках може виникнути потреба у відкликанні.

Підстави для відкликання співробітника з відрядження

Причини передчасного повернення співробітника з відрядження:

• дострокове виконання завдання;
• сімейні обставини, які потребують відкладення (смерть чи хвороба родича, весілля та інших.);
• термінове вирішення виробничих питань за місцем роботи;
• хвороба виконавця (співробітник прямує у службову поїздку після одужання);
• звільнення (за власним бажанням або рішенням керівництва);
• надзвичайні ситуації, що не дозволяють виконати службове доручення (аварія, пожежа, стихійне лихо та ін.).

Можливі інші підстави для термінового повернення співробітника на робоче місце.

Як оформити відгук з відрядження

Закони РФ не визначають порядок відкликання працівника з відрядження. Процедура регулюється внутрішніми положеннями організації. Загалом процес включає кілька етапів.

Якщо поїздка переривається з ініціативи виконавця, то ім'я керівника структурного підрозділу надходить заяву від відрядженого. Записка складається у вільній формі та містить обґрунтування передчасного повернення. Вказується дата, ставиться особистий підпис працівника. Якщо є документальне підтвердження причини (лікарняний лист, заява про звільнення), копія прикладається до заяви. Документ можна надіслати факсом, поштою або повідомити усно телефоном.

Керівник структурного підрозділу складає службову записку на ім'я директора про необхідність достроково завершити відрядження працівника. У тексті листа зазначаються причини.

Роботодавець вивчає ситуацію, що склалася, і приймає рішення про відкликання відрядженого. Видається відповідний наказ.

Відрядженому співробітнику надсилається повідомлення (усно телефоном, факсом, листом електронною або звичайною поштою). У тексті повідомляється рішення директора та терміни повернення співробітника на робоче місце.

УВАГА! Згода співробітника на дострокове закінчення відрядження не потрібна. Керівник встановлює строки виконання службового завдання та приймає рішення про дострокове завершення робіт.

Слово закону

Щоб відповісти на питання, як правильно здійснюється процедура відкликання співробітника з відрядження, слід виявити нормативно-правові акти, які регулюють це питання.

Нормативна база

Напрями працівників підприємств та організацій у відрядження регламентується Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження.

Права співробітників прописані у 24 главі Трудового кодексу РФ.

Визначення поняття відрядження дано у частині 1 статті 166 Трудового кодексу РФ.

Постанова Уряду РФ від 13.10.2008 N 749

У яких локальних актах має бути відбито цей момент?

Вказані вище нормативні документи дають визначення поняттю, регулюють питання направлення у службові відрядження та роз'яснюють питання гарантій працівникам під час вимушених поїздок. Проте в жодному документі не йдеться про порядок відкликання працівників із відрядження.

Таким чином, роботодавці вправі діяти на свій розсуд і оформлювати необхідні документи за практикою, що вже склалася. Під час оформлення процедури доведеться підготувати низку документів, які також не мають встановлених форм та можуть бути складені у вільному вигляді.

Відобразити порядок відкликання співробітників із відряджень можна, наприклад, у внутрішньому Положенні про відрядження в організації.

У яких випадках потрібно?

Відкликання працівника з відрядження може бути здійснене лише з певних причин.

Їх можна розділити на дві великі групи:

• встановлені законодавством;
• затверджені роботодавцем як поважні.

Перша група причин є досить прозорою – є певний перелік обставин, встановлених чинним законодавством, при виникненні яких за працівником закріплюється право достроково припинити поїздку.

Друга група причин – обставини, що виникли у працівника, які можуть бути визнані шанобливими на думку роботодавця.

Розглянемо докладніше, які обставини можуть виникнути і в яких випадках працівник матиме право на відкликання.

За сімейними обставинами

Ця причина відноситься до другої групи.

Чинне законодавство не передбачає будь-яких регламентованих причин, пов'язаних із сімейними обставинами, у зв'язку з виникненням яких працівник має право достроково припинити поїздку. Таким чином, роботодавець має право вирішувати на свій розсуд – залишити термін відрядження без зміни або оформити відгук.

Про сімейні обставини, що раптово виникли, що перешкоджають подальшому знаходженню у відрядженні, співробітник зобов'язаний повідомити свого роботодавця за допомогою технічних засобів зв'язку.

Роботодавець повинен винести відповідне рішення та повідомити співробітника будь-яким доступним чином.

Види інструктажів з охорони праці: періодичність інструктажу, терміни, зразок інструктажу 2021 року, порядок проведення

Як оформити продовження відрядження? Дізнайтесь із нашої статті. Як розрахувати середню заробітну плату за місяць? Дивіться тут.

За виробничою потребою

Роботодавець має право відкликати співробітника з відрядження, якщо цілі та завдання, пов'язані з виконанням службового завдання, були успішно вирішені достроково.

У таких випадках роботодавець також виносить відповідне рішення та повідомляє про це співробітника.

Причому згода останнього абсолютно необов'язкова – Положення про відрядження регламентує право на встановлення та зміну термінів за роботодавцем без отримання згоди співробітника, якщо необхідність зміни термінів викликана виробничою необхідністю та достроковим виконанням поставлених цілей та завдань.

У зв'язку з лікарняним (за хворобою)

Згідно з визначенням, даним у 166 статті Трудового кодексу РФ, службове відрядження передбачає виконання працівником цілей та завдань, поставлених у службовому завданні.

Оскільки під час знаходження у відрядженні відносини співробітника та роботодавця також регламентуються законами та, безпосередньо, трудовим договором, співробітник має право на відкликання з відрядження за обставинами, що передбачають неможливість виконання трудових обов'язків на постійному місці роботи.

Таким чином, раптове погіршення здоров'я буде основою можливості здійснення відкликання з відрядження, якщо цей факт буде підтверджено листом непрацездатності.

У зв'язку із звільненням

Звільнення працівника з будь-яких причин буде підставою для відкликання з відрядження, оскільки з моменту офіційного закінчення дії трудового договору працівник не зобов'язаний виконувати службові обов'язки, безпосередньо пов'язані з посадою.

Інші причини

Причиною відкликання з відрядження можуть також стати обставини непереборної сили, що раптово виникли, що перешкоджають подальшому здійсненню відрядження.

Це можуть бути стихійні лиха, надзвичайні ситуації, терористична загроза та ін.

Як скласти наказ

Законодавчо затвердженого бланка для наказу немає, він складається за загальними правилами та містить:

• повне найменування організації із зазначенням реквізитів;
• номер розпорядження та дату складання;
• причини ухваленого рішення, перелік відповідальних за виконання розпорядження, термін повернення спеціаліста на робоче місце;
• підстава наказу (номер та дата службової записки керівника структурної ланки);
• підпис керівника та зазначених у наказі осіб;
• друк організації.

ВАЖЛИВО! Після повернення з відрядження співробітнику необхідно у триденний термін ознайомитись з наказом та підписати його.

Оформляється наказ на аркуші формату А4 чи фірмовому бланку організації. Розпорядчий акт видається у єдиному екземплярі.

Зразок наказу про відкликання працівника з відрядження доступний за посиланням.

Зразок наказу для скачування

Перерахунок у зв'язку з відкликанням з відрядження

Коли організація відправляє спеціаліста у службову поїздку, оформляють наказ, готують завдання на відрядження з докладним викладом завдань, видають посвідчення про відрядження з позначенням термінів роботи.

Відповідно до ст. 168 ТК РФ, крім документів, підлеглий отримує аванс покриття витрат (проїзд, проживання, добові, інші витрати).

Фахівець складає звіти про відрядження щодо виконання службового завдання та витрат. Перший передається керівнику структурного підрозділу, другий – до бухгалтерії. До звіту про витрати необхідно додати підтверджуючі документи: чеки, готельні рахунки, квитки та ін.

Якщо оформлено відкликання з відрядження достроково, бухгалтерія здійснює перерахунок авансового платежу відповідно до кількості днів поїздки. Зайву суму співробітник повертає до каси, або вона утримується із зарплати.

Ситуація 3. Працівник прямує за кордон

Якщо працівник іде у відрядження зарубіжних країн, крім традиційних витрат – оплати проїзду, готелю, оформлення візи та інших, необхідно визначити суму, яку можна віднести для придбання іноземної валюти. І тут можуть бути зафіксовані такі дати: отримання працівником авансу на витрати на відрядження, купівлі працівником іноземної валюти, складання та затвердження авансового звіту. З метою податку на прибуток важливо знати, яку дату необхідно зафіксувати курс іноземної валюти.
Рішення

Витрати організації з податку прибуток (чи податку при УСН) визначаються з витраченої суми, яка підтверджується первинними документами придбання іноземної валюти. Дата здійснення витрат на відрядження – це дата затвердження авансового звіту (пп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Досить часто працівник не може підтвердити курс купівлі іноземної валюти через те, що відсутній первинний документ або він загублений. На такий випадок стане в нагоді рекомендація Мінфіну Росії, наведена в листі від 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059. Суму витрат у валюті пропонується зіставити з підзвітною сумою в рублях, виданою в авансі за офіційним курсом ЦБ РФ на дату видачі підзвітної суми (п. 10 ст. 272 ​​НК РФ). Отже, якщо документ купівлю валюти відсутня, організація перераховує вироблені працівником витрати з курсу ЦБ РФ на дату, коли було видано аванс. Але витрати на відрядження, не пропустіть, враховуються на день затвердження авансового звіту.

Відрядження співробітника у службову поїздку супроводжується оформленням відповідної документації. Предписаний нею порядок дій та тимчасові рамки повинні дотримуватися.Однак нерідко виникають ситуації, коли за певними обставинами необхідно перенести поїздку або скасувати її зовсім. Виникає актуальне питання, як це робиться правильно та які зразки документації оформляються у цьому випадку.

Приклади наказів про відміну службового відрядження та їх складання

Якщо було видано наказ про направлення у службову поїздку, то вона має відбутися відповідно до його розпорядження. Для скасування відрядження необхідно видати окремий зразок, який вказуватиме на відповідну причину:

• відрядження працівника перестає бути затребуваним;
• наявність особистих обставин, через які працівник не може виконати доручення;
• неможливість відбути у встановлений термін через хворобу;
• є надзвичайні обставини – стихійні лиха, аварії чи інші обставини, що перешкоджають виконанню обов'язків.

Текст наказу про скасування відрядження повинен включати підставу — документ, за яким скасовується призначення. Зазвичай ним є службова записка, яка вказує на причину. Відповідно вона ж додається до основного акту.

Також під час складання необхідно вказати, який документ скасовується поточним наказом. Якщо процедура видачі відрядження вже була здійснена, слід також обговорити і повернення грошей, а також відшкодування збитків, пов'язаних з поверненням квитків та інших попередніх витрат.

Для кращого розуміння даних моментів можна розглянути приклади скасування відряджень на окремих зразках.

Наказ про відміну відрядження у зв'язку з хворобою

Питання про скасування відрядження через хворобу може мати різні рішення. Можна виділити такі варіанти:

• хвороба відрядженого працівника до відправлення;
• захворювання під час самої поїздки;
• хвороба одного з тих, що відряджаються, внаслідок якої скасувати призначення доводиться всім.

Якщо працівник захворів вже після відправки, його необхідно відкликати з призначення. Однак за його згоди та незначності захворювання можна видати наказ про продовження відрядження той період, який необхідний співробітнику. У цьому випадку після прибуття він повинен буде подати лікарняний листок.

Скасування відрядження за сімейними обставинами

Скасувати відрядження з особистих чи сімейних обставин досить непросто. Справа в тому, що законодавством не регламентуються причини, які в цій ситуації можуть вважатися обґрунтованими. Тобто рішення про те, скасовувати поїздку у зв'язку із зазначеними причинами чи ні, залишається за роботодавцем.

Однак є категорія працівників, які за законом не можуть бути направлені до службової поїздки:

• вагітні жінки;
• співробітники, під опікою яких перебувають недієздатні родичі.

Якщо, наприклад, відряджена співробітниця дізналася про свою вагітність, то вона подає службову записку. У цій ситуації роботодавець не має права спрямовувати її за службовим завданням. У решті випадків рішення залишається за керівником.

Наказ про скасування відрядження генерального директора

Оформлення документації при відрядженні директора нічим не відрізняється від відповідного зразка для пересічного співробітника. Є лише два питання, які в цій ситуації варто розглянути:

• ким підписується наказ про скасування відрядження генерального директора;
• як передаються повноваження на час відсутності.

Відрядження можуть оформлятися директором на власне ім'я. Законодавством це не забороняється. На час передачі обов'язків зразок може оформлюватись і уповноваженою особою.Тому, щоб уникнути питань, якщо обов'язки вже були передані, то скасувати відрядження краще за заступника.

Передача повноважень зі свого боку потребує видання окремих нормативів: наказу про надання додаткових обов'язків та відповідна довіреність.

Скасування відрядження та відшкодування вартості квитків

Щоб правильно скасувати відрядження, необхідно враховувати термін повернення грошей. Законодавство визначає цей період три дні. За цей час співробітник повинен або відбути за призначенням або повернути видані кошти.

Нерідко виникає ситуація, коли частину коштів вже було витрачено. Придбання квитків, бронювання житла чи транспорту, інші попередні витрати — це необхідно враховувати. Коли поїздка скасовується, слідують розтрати та штрафи за повернення.

Законодавство зазначає, що всі понесені збитки мають бути відшкодовані працівникові. Для цього він має разом із залишком коштів подати до бухгалтерії квитанції про понесені витрати.

Зразок заповнення наказу про скасування відрядження

Документ не має офіційно визначеної форми, проте при його складанні необхідно враховувати певні аспекти:

• має бути зазначено найменування організації, повне ім'я її керівника;
• проставляється порядковий номер та вказується форма акта;
• прописуються реквізити нормативу, яким співробітник направлявся у службову поїздку;
• наводиться інформація по відрядженому – повне ім'я та посада;
• необхідно вказати на підставу – службову записку, а також причину, через яку призначення слід скасувати;
• складається порядок дій для повернення та відшкодування коштів;
• наприкінці проставляються підписи та розшифровки всіх осіб, які мають бути ознайомлені з цим актом.

До наказу необхідно додати супутні документи — службову записку, квитанції про витрати.

Подібне

Оформлення наказу про відміну відрядження Кожна дія в рамках трудового процесу має бути регламентована відповідними актами. Службова подорож до іншої…

Як відкликати з відрядження – зразок наказу Поняття відрядження та основні положення, пов'язані зі службовими поїздками, визначені ТК РФ. Напрямок відбувається на…

Як написати заяву про скасування судового наказу? Незалежно від предмета стягнення заборгованості, у кожному процесі стягувач має право на формальне звернення до…

Наказ про перенесення відрядження на інший термін Оформлення поїздки на відрядження саме по собі є досить складним процесом у документуванні. Необхідно дотримуватися належного…

Правила складання службової записки про прогул працівника Службова записка – це один з різновидів доповідної, яка оформляється письмово та має…

Службові відрядження держслужбовців у 2018 Знаходження у відрядженні є таким самим виконанням своїх службових обов'язків, що й перебування на своєму…

У деяких випадках вже оформлене відрядження можна скасувати. Для цього потрібно підготувати документи та оформити повернення витрат. У статті розповідаємо, що таке скасування відрядження, як оформити документи та повернення видатків. Також даємо зразки документів – службової записки та наказу на відміну поїздки.

Причини скасування відрядження

Ось основні причини, з яких відрядження може бути скасовано:

Коли співробітник отримує можливість виконати всі завдання на своєму робочому місці, роботодавець може дозволити йому не їхати.

У цьому випадку роботодавець описує ситуацію, що склалася в службовій записці і пояснює, навіщо потрібне було відрядження і чому компанія вирішила від неї відмовитися. Наприклад, формулювання може бути таким: «Прошу скасувати відрядження у зв'язку з виробничою необхідністю, що відпала».

Тільки на підставі службової записки можна оформити наказ про скасування поїздки із зазначенням компенсації витрат. Зверніть увагу, що чинний наказ про відрядження не можна змінювати, тому скасування відрядження прописується в окремому документі.

Якщо працівник хворіє перед відрядженням або після від'їзду, то роботодавець також може скасувати діючу поїздку. Для цього теж буде потрібний додатковий наказ про скасування.

Оскільки співробітник під час хвороби не в змозі виконувати робочі завдання та доручення для службової поїздки, він може розраховувати на виплату лікарняної допомоги.

1. Співробітник не може поїхати у відрядження з особистих обставин.

Співробітник може потрапити в ситуацію, коли через особисті чи сімейні обставини він не може вирушити у відрядження або продовжувати його. У цьому випадку він зобов'язаний повідомити роботодавця, щоб той міг оцінити важливість обставин і при необхідності скасувати відрядження.

Командований повідомляє роботодавця у вигляді службової записки, де докладно описує ситуацію, що склалася, і просить скасувати поїздку. Важливо також прикріпити всі документи, що підтверджують неможливість виконувати завдання у відрядженні, наприклад мед. довідку про хворобу родича.

На випадок форс-мажору роботодавець має керуватись локальними актами. Тому корисно заздалегідь закріпити у внутрішньому становищі компанії ситуації, пов'язані з обставинами непереборної сили, та умови роботи за них.

Як скасувати відрядження

Щоб скасувати відрядження, потрібно:

• визначити причини скасування та зібрати всі підтверджуючі документи;
• скласти службову записку, зазначити у ній причину скасування поїздки;
• випустити та підписати наказ про відміну відрядження;
• скласти авансовий звіт та оформити повернення невикористаних коштів, виділених на поїздку.

Зразок наказу про скасування відрядження

Наказ про скасування відрядження може бути складений у вільній формі.

Зразок наказу про скасування відрядження

Зразок службової записки

Тільки на підставі службової записки роботодавець може скасувати відрядження. У службовій записці потрібно у вільній формі описати ситуацію та вказати причину, через яку потрібно скасувати поїздку.

Приклад службової записки для скасування відрядження

Повернення витрат на відрядження

Якщо співробітник отримав гроші перед відправленням у відрядження, а потім поїздку скасували, він зобов'язаний повернути аванс до каси. Важливо зробити це хоча б за три робочі дні після того, як відряджений повернеться на роботу.

Співробітник також має підготувати авансовий звіт та всі документи, що підтверджують. Наприклад, якщо квиток на літак вдалося повернути, то потрібно додати підтвердження повернення квитка, де вказано його вартість та повернена сума. Якщо ж квиток був неповоротний — довідку перевізника про те, що повернути квиток не можна.

Коли відрядження скасовується після від'їзду співробітника, повертати вже витрачені гроші не потрібно. І тут виконується перерахунок виданих фінансових коштів. Винятком може лише порушення співробітником внутрішніх угод чи статуту компанії. Такі питання вирішуватимуться в індивідуальному порядку на основі внутрішніх правових документів.