Що таке проект, ми розбирали у статті «Планування проекту як спосіб досягти мети». Якщо коротко, то це глобальне завдання з чітко встановленими рамками та певною метою.

Від звичайної задачі проект відрізняється своїм масштабом – він складається з дрібніших завдань і підзавдань, які потрібно послідовно виконати, щоб досягти мети. Щоб розділити проект на завдання, використовуються різні прийоми, наприклад, декомпозиція. Один із найважливіших моментів у плануванні проекту — це постановка мети, тобто визначення результату, який ми хочемо отримати після виконання всіх завдань. Як мета може виступати продукт, вирішення будь-якої проблеми або придбання нової якості. І саме бажаний результат визначає весь процес роботи над проектом. У статті розберемо, навіщо потрібна мета проекту і як правильно написати цілі та завдання проекту.

Що таке цілі та завдання проекту #

• залучити нових клієнтів – молодих батьків;
• створити онлайн-простір для тих, хто вже віддав малюка у садок;
• залучити інвесторів, які зможуть відкрити такий садок із франшизи.

Від того, яку мету виберемо, залежатиме, які завдання з'являться у команди розробки — очевидно, що майданчик для матусь і промо-сайт для інвесторів відрізнятимуться і дизайном, і функціональністю.

У нас є велика стаття про те, чим мета відрізняється від завдання, але якщо говорити коротко, то:

• Мета завжди більша за завдання проекту. Найчастіше завдання – це те, що можна зробити за кілька годин або навіть хвилин. Ціль зазвичай займає більш тривалий проміжок – місяць, кілька місяців, рік і т.д.
• Завдання можуть служити цілям чи існувати окремо. Практично всі в житті мають рутинні завдання, які не прив'язані до якихось проектів — наприклад, написання звіту, передача документів колезі, перевірка пошти. Це нормально — головне, стежити, щоб рутина не заважала досягненню основних цілей.
• Завдання для одного може бути метою іншого. Наприклад, для проджект-менеджера розробка дизайну сайту – це одне із завдань. А для дизайнера це мета, що складається з кількох етапів.

Як сформулювати мету проекту #

Єдиного правильного методу постановки цілей немає – кожен сам вибирає, як зробити це простіше та зручніше. Нижче ми розглянемо найпоширеніші методи.

Постановка SMART-мети проекту #

«Розумна» мета проекту має бути:

• S (Specific) – конкретною. Мета «розробити сайт для дитячого садка» погана — не є конкретною і не відповідає на запитання, навіщо нам взагалі розробляти сайт. А у формулюванні "створити сайт для залучення клієнтів – молодих батьків" все стає ясно.
• M (Measurable) – вимірною. Потрібно одразу зафіксувати, які вимірні результати покажуть, що мети досягнуто. Наприклад, це можуть бути певні показники тестування користувача.
• A (Attainable) – досяжною. Перед початком проекту потрібно переконатись, що вам вистачить ресурсів для його реалізації. Наприклад, при розробці сайту у вас має бути достатньо фахівців, які зможуть виконати всі завдання або грошей, щоб їх найняти.
• R (Relevant) – значимої. Припустимо, ви зробили чудовий сайт для залучення молодих батьків у садок. Але чи має сам сад можливість прийняти більше дітей? Чи зможе він забезпечити високий рівень, про який йдеться на сайті?
• T (Time Bound) – обмеженою у часі. Не поставивши терміни, ви ризикуєте затягнути проект і захопитись перфекціонізмом. Дедлайн дисциплінує та допомагає уникнути зайвих дій.

Метод SMART підходить для найпростіших короткострокових цілей, які легко прорахувати. СМАРТ можна використовувати у будь-яких робочих проектах, де важливі дедлайни, прогноз витрати ресурсів та результати у цифрах.

Постановка мети за методом Grow #

Іноді конкретизувати мету досить складно — найчастіше так буває при плануванні особистих проектів. Наприклад, ви хочете зробити своє життя цікавішим, але не знаєте, з чого почати. Метод GROW дозволяє зробити абстрактну мету більш зрозумілою та намітити кроки для її досягнення:

• G (Goal) – постановка мети. Тут ми визначаємо, чого конкретно хочемо, що нам дасть досягнення мети, як ми виміряємо результат проекту, як зможемо його оцінити, що зміниться у нашому житті. Повертаючись приміром: припустимо, вам цікавіше життя — це часті подорожі. Ви зможете назвати мету досягнутою, якщо подорожуватимете по тижні не рідше одного разу на пару місяців.
• R (Reality) – оцінка дійсності. Тут ми оцінюємо, що є в нас уже зараз: як далеко ми від мети, що потрібно для реалізації проекту, що нам заважає і як це змінити. Наприклад, ви працюєте в офісі і не можете часто відлучатися. А начальство проти віддаленої роботи.
• O (oppurtunities) – можливості. Тут ми думаємо, як можемо наблизитись до мети. Вітаються будь-які ідеї – найбільш життєздатні фільтруємо потім. Щодо прикладу — можливо, є варіант домовитися з начальством на гібридний графік — ви зможете працювати і з подорожей.
• W (will) – Намір. Коли шлях до мети намічено, можна приступати до дій. На цьому етапі ми визначаємо, що робитимемо, яка дія буде першою, коли ми її зробимо, що потрібно врахувати перед початком. Наприклад, вирішивши домовитися про гібрид, ви призначаєте зустріч керівникові наступного понеділка. Перед цим ви збираєте всі аргументи та опрацьовуєте можливі заперечення.

За допомогою методу GROW ви перетворите абстрактне бажання на конкретний намір з певними кроками та термінами. Метод підійде, якщо у вас є цілі, що маячать десь вдалині, до яких ви ніяк не можете дійти, але дуже хочеться взяти себе в руки і нарешті їх досягти.

Декомпозиція цілей проекту з деревоподібної структури #

Метод дерева цілей допоможе структурувати ціль, якщо ви не можете поставити конкретні завдання, у вас не вистачає часу, або немає мотивації. Дерево цілей дозволяє зрушити з мертвої точки і бачити свій прогрес. Будується воно за кілька кроків:

1. Визначення мети проекту. Щоб було простіше, можна поставити її методом SMART. Наприклад: "Навчитися естрадному вокалу за півроку, щоб виконати пісню на дні народження подруги".
2. Визначення ключових кроків проекту задля досягнення мети. Відповідаємо на запитання — як ми досягнемо результату? Так від нашого ствола-мети потягнуться гілки-підзавдання. У випадку з вокалом «дерево» виглядатиме так:

Дерево цілей допоможе розібратися з об'ємними проектами, яких не знаєш, з якого боку підійти. Можна об'єднувати цей метод із SMART або GROW для більш наочного представлення цілей проекту.

Основні помилки при постановці цілей проекту #

1. Незрозуміло, навіщо потрібно досягнення конкретного результату (наприклад: «Створити додаток для магазину одягу»).
2. Мета сформульована розпливчасто і без дедлайн (наприклад: «Добре вивчити англійську»).
3. У формулюванні міститься відразу кілька цілей (наприклад: «Розробити сайт і вивести його в топ-10 у пошукових системах»).
4. Мета надто масштабна (наприклад: «Створити найкращий у Росії сервіс для бронювання квитків»).
5. Мета та завдання не зафіксовані письмово – потрібно робити це одразу, прописуючи дедлайни.

Ми розібралися, навіщо потрібна мета проекту, але новачкові буде складно відразу вникнути в мету. Тому ми рекомендуємо використовувати таск-менеджери – за їх допомогою ви зможете не лише зафіксувати цілі та завдання, а й проаналізувати їх. У таск-менеджері зручно оцінити масштаб мети, прикинути час її досягнення або розбити цілі на підцілі.

У Singularity можна створювати нескінченну вкладеність завдань, прикріплювати чек-листи та описи, ставити дедлайни та повідомлення, сортувати завдання за пріоритетом та часом.

Якщо постановка мети займає багато часу, це нормально. Краще витратити час, щоб правильно визначити цілі проекту, ніж усередині проекту виявити, що ви рухалися неправильним шляхом.

Ефективне цілепокладання – це одна з тих навичок, без яких не можна з успіхом управляти проектами компанії. Щоб його освоїти, потрібно зрозуміти, у чому відмінність цілей від завдань і які ключові критерії використовуються для оцінки їхньої якості. Про це ми поговоримо у цій статті. Тут же розповімо про те, як уникнути помилок, що заважають досягти мети проекту і докладно зупинимося на тому, якими бувають методики мети мети.

Що таке завдання проекту

Грамотна постановка цілей проекту – перший крок на шляху до досягнення конкретного результату.Про цю прописну істину менеджери часто забувають, що і призводить до нераціональної витрати виробничих ресурсів компанії. Якщо ж сформулювати основні цілі та завдання проекту ще на початковому етапі, то це підвищить продуктивність робіт, а також допоможе їх провести відповідно до загальної стратегії розвитку підприємства.

Розуміючи, як має виглядати підсумковий результат, управлінець зможе найбільш точно визначити напрямок для подальших кроків і зуміє донести своє уявлення про необхідні підсумки до інших членів команди. Подібний підхід надасть свої переваги.

Можливість об'єктивного контролю над ходом проекту, якістю організації поточних процесів.
Можливість для детального аналізу результатів роботи та пошуку шляхів оптимізації.

Постановка цілей та визначення завдань проекту – це, безумовно, значущі етапи планування виробничої діяльності всередині компанії. Але не завжди ясно, що саме ховається за цими поняттями. У деяких випадках цілі та завдання проекту можуть вважатися синонімами, якщо йдеться про формулювання загального результату, якого необхідно досягти на завершення робіт. Але найчастіше об'єктом даної термінології є різні рівні планування, про відмінності яких і говоритимемо далі.

Цілі та завдання проекту: у чому різниця?

Стратегічне управління проектами включає безліч взаємозалежних елементів. Ця робота потребує розуміння основ ефективного планування. Успішному project-менеджеру варто знати, як визначити головну мету проекту, а також як вичленувати з багатьох розрізнених потреб організації додаткові вектори розвитку.Не зайвим розумітиме, як принципи сучасного кадрового менеджменту можуть покращити процес виконання поставленого завдання. Подібні навички виробляються з досвідом, потребують великої професійної підготовки, розпочати яку варто з вивчення базової термінології.

Мета – це головна місія проекту, варіант вирішення актуальної для бізнесу проблеми. Наприклад, у ролі пріоритетного спрямування розвитку компанія може визначити необхідність підвищення кількості звернень через сайт. Це і буде основним задумом. Завданнями ж цього проекту стануть докладніші та конкретніші заходи. Саме від виконання буде залежати швидкість досягнення бажаного результату. Так, у проекті підвищення кількості онлайн-звернень, який ми вибрали як приклад цілепокладання, в ролі конкретних кроків можуть виступати наступні заходи.

Використання кнопки зворотного дзвінка на головній сторінці сайту організації.

Все це – невеликі, але обов'язкові кроки. Без їх виконання не вдасться досягти бажаного результату зростання кількості лідів.

Варто особливо наголосити, що ключові установки, задані в рамках проекту, завжди мають бути підпорядковані стратегії розвитку бізнесу. Вони перебувають на рівень вище проміжних завдань, тобто для організації пріоритетнішими і вкрай рідко змінюються в ході здійснення узгодженого плану дій.

Як правильно визначити цілі проекту?

Планування виробничої діяльності підприємства потрібно здійснювати поетапно. На першому базовому рівні визначається мета проекту. Вона має бути конкретною, зрозумілою та корисною. Подібні критерії варто обов'язково враховувати при встановленні мети проекту, але вони далеко не єдині.Ще є вимоги щодо можливості виміряти мету, обмеженість у часі, реалістичність. Якщо ви не знаєте, як визначити ціль, що відповідає всім цим параметрам, дайте відповідь на максимальну кількість питань зі списку нижче. Вони допоможуть описати місію проекту якнайповніше.

Що потрібно зробити для розвитку бізнесу у бажаному напрямку? Чому саме зараз?
Чи є достатні ресурси для того, щоб встигнути досягти бажаного результату точно вчасно?

За якими критеріями потрібно буде контролювати точність виконання поставлених завдань та оцінювати якість проведених робіт?

Чи всі співробітники організації розуміють основні завдання робіт та цілі проекту? Чи згодні вони з ними?
Хто з команди контролюватиме просування проекту та його окремих частин?

Детально відповівши на всі ці питання, можна буде сформулювати детальний опис того результату, який має бути досягнутий організацією. За допомогою невеликого анкетування ви зможете поставити мету, що повністю відповідає 5 основним критеріям.

Рентабельність. Ще на етапі планування важливо точно визначити рівень витрат та одержуваного прибутку. Якщо собівартість реалізації проекту буде вищою за очікувані вигоди, то від проведення подальших робіт варто відмовитися.

Досяжність. Не треба ставити цілі, які свідомо неможливо виконати. Це призведе до марнування часу та сил і знизить мотивацію всередині команди.

Конкретика. Підсумок, якого потрібно досягти наприкінці проекту, має бути вимірним та зрозумілим кожному співробітнику, залученому до виконання завдань.Перед тим, як написати детальний план дій та почати контролювати його виконання, переконайтеся, що бачення бажаного результату доведено до всіх причетних осіб. Ви можете залучати учасників робочого процесу до самої постановки завдань. Це допоможе знайти нові способи ефективності взаємодії сторін, зробить рівень довіри між учасниками проекту ще вищим.

Обмеженість у часі. Команда повинна розуміти, до яких термінів потрібно виконання цих доручень та завершення всіх робіт із проекту.

Відповідальністю. Для кожної виробничої ділянки визначається особа, яка стежитиме за виконанням затверджених регламентів та конкретного плану дій. Цей співробітник вирішує, які саме кроки слід зробити для отримання високого результату у своїй зоні відповідальності. Він допомагає контролювати хід виконання проекту та відповідає на супутні організаційні питання.

До безпосередньої постановки завдань та вибору шляхів вирішення варто приступати тільки після визначення мети проекту та її затвердження. Створений на її основі список заходів та кроків, обов'язкових до виконання, допоможе правильно структурувати роботи щодо дій для конкретних підрозділів та учасників команди. У цьому документі зазвичай вказують усі нюанси та проблеми, здатні вплинути на результат, описують хронологію виконання тих чи інших процедур, формулюють прогнози та складають список заходів, покликаних запобігти можливим зривам термінів через вплив факторів зовнішнього чи внутрішнього середовища, інших непередбачених обставин.

Щоб досягти наміченого результату максимально швидко і з мінімальними витратами, важливо максимально чітко сформулювати мету та завдання розвитку проекту, описавши в них якнайбільше значущих деталей. Зробити це буде простіше, якщо працювати у напрямі від загального до приватного, не пропускаючи проміжних етапів підготовки. Саме тому спочатку визначаються основні цілі, та був здійснюється постановка завдань реалізації проекту.

Піраміда цілей та її базові принципи

Техніки та методи цілепокладання різноманітні. Серед них є і так звана піраміда цілей. Вона передбачає поділ використовуваних орієнтирів за рівнями значимості. Щоб зрозуміти, як скласти подібну піраміду, потрібно ознайомитися з тими щаблями, які зазвичай представлені.

Бачення компанії. Той результат, який відповідає поданням керівництва про вершину розвитку бізнесу. На цьому рівні формується ідеальний образ компанії, якого необхідно досягти.

Місія. Поєднує цінності бізнесу та реальні наміри щодо його розвитку. На основі установок даного рівня зазвичай розробляються внутрішньокорпоративні положення та стандарти, виконання яких вважається у команді обов'язковим.

Стратегічні цілі. Встановлюють вектор для розвитку в галузі фінансового управління, розподілу внутрішніх ресурсів, розширення каналів збуту. Поняття стратегічних установок визначає пріоритетні напрями для подальшого зростання та розширення бізнесу.

Завдання проектів. Торкаються роботи конкретних відділів та співробітників, виконують функцію орієнтиру. На основі здійснюється оперативний проміжний контроль над тим, як відбувається втілення намічених планів.

Піраміда цілей не допоможе разом збільшити продуктивність праці. Вона більше потрібна для узгодженої реалізації різних елементів бізнес-стратегії, що розрахована на довгий шлях розвитку. Впровадивши піраміду цілей у повсякденну діяльність та поточний управлінський процес, можна забезпечити максимальну концентрацію зусиль у конкретному напрямку. З її допомогою вам буде простіше ставити завдання відповідно до затвердженого вектора розвитку та уникати конфлікту інтересів між проектами.

Постановка SMART-цілей

SMART – це абревіатура, що описує техніку формування мети проекту. Завдяки використанню цієї методики, завдання стають максимально реалістичними та конкретними.

Літера всередині абревіатури SMART позначають свої критерії, яким має відповідати досяжна мета роботи. Їх розшифровка та всі допоміжні питання представлені у таблиці нижче.

Постановка цілей проекту з техніки SMART має свої плюси та мінуси. З основних переваг методики варто виділити такі особливості.

Визначеність. Відповідаючи на питання, передбачені даним способом, ви можете сформулювати чіткі та зрозумілі цілі та завдання в рамках конкретного проекту, що є запорукою вибору ефективних дій та успішності всього процесу.

Універсальність. Методологія підходить як для особистого, так корпоративного планування. Алгоритм SMART застосовується для встановлення цілей проекту будь-якого масштабу та специфіки.

Можливість підвищення мотивації. Маючи конкретне завдання, яке потрібно зробити до певного терміну, співробітники краще розуміють свою роль у досягненні спільних цілей компанії.

Прозорість. Технологія дозволяє регламентувати діяльність співробітників, економить час та ресурси.

Ціль у проекті ― це базовий орієнтир для подальшого руху. Якщо він сформульований за технікою SMART, то вже містить частину плану досягнення бажаного результату. Це дуже зручно, але в деяких випадках може виявитися зайвим, оскільки виключає можливість швидкої адаптації до зміни зовнішніх або внутрішніх умов.

Алгоритм SMART має декілька слабких місць.

• Складність зіставлення з великими стратегічними цілями.
• Немає врахування впливу щоденної рутини та виникаючих миттєвих доручень, через що неможливо правильно контролювати перебіг усіх процесів.

Щоб досягти максимальної користі від SMART-цілей, не забувайте проміжний контроль. Намагайтеся періодично звірятися з поточним рівнем виконання завдань, поділіться проміжними підсумками зі співробітниками, що допоможе підвищити їхню мотивацію. Намагайтеся зберегти гнучкість, щоб мати можливість коригувати цілі, якщо раптом потреби компанії зміняться або виникнуть нові невраховані обставини.

Причини, що заважають досягненню цілей та завдань

Цілепокладання – складний і відповідальний процес. Помилки, допущені у ньому, призведуть до збільшення термінів реалізації проекту, порушення рамок бюджету чи зниження якості результату. Такому результату може сприяти одна з таких причин або їхній комплекс.

Помилкове поняття завдань та цілей проекту, їхня розмитість та надмірна узагальненість.
Відсутність єдиного розуміння, що саме є кінцевою метою проекту.

Щоб помітити якийсь із збоїв необов'язково проводити ретельних досліджень. Їх можна буде виявити вже на початкових етапах проведення запланованих заходів та кроків. Якщо не вжити необхідних зусиль щодо усунення виявленого дисонансу, він тільки розширюватиметься і множитиметься. Тому грамотне цілепокладання має використовуватися спільно з інструментами операційного контролю та ефективного управління персоналом.

Висновок

Ми з'ясували, що означає вміння правильно ставити цілі, наскільки ця навичка важлива у системі управління.Поговорили про значущість мети мети в комерційному успіху бізнесу, з'ясувавши, що добре розроблена стратегія та план її реалізації можуть стати не просто керівництвом до дії, а й джерелом натхнення для невпинної ефективної роботи.

Щоб той результат, який у плані проекту є бажаною метою, був досягнутий у повному обсязі, він має бути зрозумілим, прозорим, релевантним іншим інтересам бізнесу. Важливо донести його бачення та значущість до всіх учасників робочого процесу. Тільки в цьому випадку вдасться правильно вибудувати ефективний алгоритм дій і досягти максимальної віддачі від колективу, де кожен розуміє свою роль у реалізації затвердженої стратегії.