Запорука успіху будь-якої великої компанії – у злагодженій роботі: вона має функціонувати як єдиний організм. І, звичайно, у ньому має бути той "орган", та система, що гарантує комфортну працю всіх співробітників, забезпечує їх усіх необхідним. Це спеціальний відділ – АХО. Не всі конкретно уявляють, що ховається за абревіатурою. А хто це – спеціаліст АХО? Давайте з'ясуємо далі, представивши під час справи посадову інструкцію працівника.

Що таке АХО?

Щоб розібратися, хто це – фахівець АГВ, ми спочатку роз'яснимо читачеві характеристику та основні функції місця роботи цієї посадової особи. Абревіатура АХО – адміністративно-господарський відділ. Створюється практично у всіх компаніях, де чисельність працівників перевищує 100 осіб. Відділ займається закупівлею витратних матеріалів для діяльності фірми, розрахунком їх необхідності, відповідає за порядок та комфортабельність робочих місць, забезпечує чистоту громадських та виробничих приміщень компанії.

Якщо ж корпорація масштабна, то АХО в собі додатково поділяється на ряд підрозділів:

• планово-розрахункове;
• матеріально-ресурсне;
• соціально-побутове.

Основні завдання відділу

Хто це – спеціаліст АХО? Посадова особа, яка виконує усі (або частину – залежно від масштабу організації) функції адміністративно-господарського відділу. А завдання у АГВ такі:

• Закупівля, зберігання, видача співробітникам різних предметів, матеріальних цінностей, необхідні їх роботи.
• Ремонт поломок матеріального майна підприємства, реставрація приміщень.
• Дотримання протипожежних нормативів та правил, контроль за дотриманням ним співробітників.
• Матеріальна відповідальність за майном компанії, що експлуатується співробітниками.
• Пошук фірм, що надають клінінгові та комунальні послуги.
• Укладання відповідних договорів та угод – на проведення інтернету, телефонного зв'язку, вивезення сміття та ін.
• Своєчасне та повне забезпечення працівників організації матеріальними цінностями, необхідними для їхньої роботи.
• Контроль за станом робочих приміщень, своєчасне усунення несправностей, що виникають.
• Організація комфортних умов відпочинку співробітників протягом робочого дня.
• Контроль над забезпеченням охорони робочих приміщень.

Співробітники відділу

Адміністративно-господарський відділ – це не лише провідний спеціаліст АХО. У підрозділі працює ціла команда співробітників – прибиральники приміщень, інженери з технічного обладнання, охоронці, економісти, водії, експедитори, гардеробники, кур'єри та ін.

Штатна чисельність відділу залежить від масштабності підприємства. У середньому, на 100 осіб співробітників припадає 15 спеціалістів АГВ (за інструкцією). Поділяються ці працівники на три професійні рівні:

1. Техніки, сантехніки, теслярі, водії, електрики, гардеробники, енергетики, інженери, секретарі.
2. Головні інженери, адміністратори, провідні спеціалісти, начальники АХО.
3. Заступники директора з АХО, технічні керівники, начальники з АХЧ.

Посадова інструкція спеціаліста АХО – це документ, що диктує обов'язки провідного спеціаліста, адміністратора чи іншого працівника, який обіймає керівну посаду. Перейдемо безпосередньо до неї.

Вимоги до фахівця

Посадова (провідного спеціаліста АГВ) інструкція передбачає низку вимог до працівника. Співробітник повинен знати:

• Розпорядження, накази, постанови, інші регулятивні та нормативні документи, що безпосередньо належать до його (фахівця) діяльності.
• Структуру організації-роботодавця, права та обов'язки її співробітників.
• Правила та рекомендації щодо обслуговування відвідувачів, споживачів.
• Види робіт і послуг, що надаються.
• Основи економіки, управління персоналом, організацію праці.
• Основи маркетингу, просування.
• Планування, естетичне оформлення приміщень.
• Основи соціальної психології.
• Трудове законодавство.
• Правила та нормативи охорони праці.

Мінімальні вимоги до підготовки спеціаліста:

• Середня професійна освіта.
• Початкова професійна освіта з досвідом роботи за спеціальністю щонайменше 2 роки.

Для зайняття керівних посад обов'язковий досвід роботи в адміністративно-господарському відділі не менше 5 років.

Особисті якості працівника

Хто це – спеціаліст АХО? Працівник, який має наступні особисті якості:

• Стресостійкість.
• Ініціативність.
• Лідерські та організаторські навички.
• Чесність.
• Добропорядність.
• Вміння оперативно знаходити вихід із складних ситуацій.

Головні робочі функції співробітника

За профстандартом спеціаліст АХО виконує такі головні завдання на своєму робочому місці:

• Забезпечує господарську діяльність компанії-роботодавця.
• Контролює раціональне використання витратних матеріалів та інших матеріальних цінностей.
• У межах своєї компетенції веде облікову документацію, а також надає звіти щодо діяльності відділу безпосередньому керівнику.

Посадові обов'язки спеціаліста

Коло обов'язків фахівця АХО надзвичайно широке:

• Контролює збереження матеріальних цінностей.
• Вживає дієвих заходів щодо запобігання та вирішення конфліктних ситуацій у відділі.
• Розглядає претензії співробітників та клієнтів організації щодо неякісного обслуговування його підлеглими. Проводить необхідні організаційно-технічні заходи, що викорінюють повторення таких випадків.
• Контролює належне оформлення робочих приміщень, а також стежить за внутрішньою та зовнішньою рекламою – забезпечує її оновлення, піклується про естетично привабливий стан.
• Забезпечує чистоту та порядок як у самій організації, так і на прилеглих до приміщень компанії територіях.
• Контролює дотримання починеними працівниками норм охорони праці, санітарії, протипожежної безпеки.
• Інформує керівництво щодо недоліків у діяльності відділу, пропонує шляхи їхнього викорінення.
• Слідкує за чистотою та порядком в офісах, організовує своєчасний ремонт меблів, обладнання та приміщень.
• Організовує закупівлю офісних меблів, канцтоварів та технічного обладнання.
• Організовує та контролює діяльність клінінгових служб.
• Організує вітання як співробітників організації, так і її клієнтів з нагоди державних свят, днів народження, пам'ятних дат.
• Якщо роботодавець орендує приміщення, то спеціаліст АХО вирішує всі господарські питання щодо оренди.
• Організовує своєчасну реставрацію, розбудову робочих приміщень.
• Відповідальний зберігання канцелярських товарів, устаткування, господарських матеріалів, інвентарю. Забезпечує за потребою всіх перелічених вище працівників організації.
• Організує харчування працівників.
• Складає необхідні облікові та звітні документи.

Взаємодія з іншими підрозділами

Посадові обов'язки спеціаліста АХО – це взаємодія з іншими відділеннями, посадовими особами всередині організації.

Начальник АХО. З питань, що потребують узгодження з вищим керівником.

Всі інші структурні підрозділи організації.

• Заявки на забезпечення держінвентарем, меблями, обладнанням, технічними пристроями, канцтоварами та ін.
• Звіти щодо використання наданих матеріальних ресурсів.
• Заявки на госпобслуговування конференцій, семінарів, зборів та ін.
• Заявки на ремонтні роботи різного масштабу.
• Заявки на організацію харчування працівників.

АХО, у свою чергу, надає всім структурним підрозділам організації запрошені матеріальні ресурси – канцтовари, меблі, техніку та ін.

Управління звітності та обліку.

• Облік майна, господарських операцій, надійшли коштів та ін.
• Дані щодо руху фінансів.

Надається управлінням звітності та обліку таке:

• Документи з лімітами на відпустку матеріальних ресурсів та їхнє витрачання структурними підрозділами.
• Пропозиції щодо реалізації невикористаних матеріальних цінностей.
• Кошториси витрат утримання робочих приміщень, будівель організації, зокрема і супутнє устаткування.
• Кошториси витрат на закупівлю меблів, канцтоварів, технічного обладнання та ін.

Юридичне управління. Питання отримання адміністративно-господарським відділом:

• Юридичні консультації з питань, що цікавлять.
• Документи на правову експертизу.
• Відповіді на запити юридичного спрямування.

Секретар-референт. Передача документів на відправлення та/або тиражування Від секретаря відділ отримує кореспонденцію на свою адресу.

Права фахівця

Спеціаліст АХО має право:

• Запитувати у структурних підрозділів компанії відомостей про стан приміщень та обладнання, використання витратних матеріалів.
• Вносити на розгляд керівника пропозицій щодо покращення своєї роботи.
• Вимагати від роботодавця забезпечення нормальних умов праці.
• Приймати відповідальні рішення у межах своєї компетенції.

Відповідальність фахівця

Працівник несе повну відповідальність за:

• Своєчасне забезпечення організації необхідними матеріалами, обладнанням, меблями та ін.
• Збереження документації.
• Своєчасність та правильність складених особисто звітів керівництву.
• Розголошення відомостей, що є комерційною таємницею роботодавця.
• Збереження матеріальних цінностей, наданих фірмою для робочої діяльності.
• Невиконання вимог посадової інструкції.

Фахівець АХО – відповідальна посада. Адже на адміністративно-господарському відділі тримається комфортна робоча атмосфера організації, повноцінна праця її працівників. Іноді від АХО навіть залежить можливість безперервної роботи компанії.

Адміністративно-господарська служба – це підрозділ компанії, основне завдання якого – створення умов для роботи співробітників усієї організації. До обов'язків АХО входить повне забезпечення безперебійної діяльності підприємства: від закупівлі канцелярських продуктів до проведення капітального ремонту приміщень компанії.

Концепція

АХО створюється у всіх компаніях із кількістю працівників понад 100 осіб. Великі фірми (корпорації) мають у відділі внутрішні підрозділи.Вони відповідають за результативну роботу кожного співробітника організації: розраховують кількість та закуповують витратні матеріали, відповідають за порядок, чистоту у приміщеннях та на місцях, забезпечують безпеку, комфорт робочих місць. Бувають такі підрозділи господарського відділу:

• соціально-побутовий;
• матеріально-ресурсний;
• планово-розрахунковий.

При прийомі працювати у відділ АХО вітаються такі якості, як оперативність, стресостійкість, навички лідера, організаційний досвід, уміння швидко знаходити кілька альтернативних способів вирішення одного питання, порядність, чесність. Через господарський відділ проходять великі грошові суми, тому так важливо, щоб кандидати на будь-яку посаду в підрозділ відповідали всім вимогам.

Для чого створюється відділ

У невеликих підприємствах всі господарські функції покладаються директора чи начальника. Він же має право доручити вирішення питань секретареві або офіс-менеджеру. Повноцінний господарський відділ формується у великих компаніях. Він здатний створити всі сприятливі умови для роботи. Але одна людина не впорається з усіма питаннями, тому у підпорядкуванні начальника відділу є ціла команда. Конкретний склад фахівців залежить від специфіки компанії, діяльності, територіального розташування, розміру.

Виділяються такі функції АХО:

• купівля, зберігання, видача різних предметів та цінностей, необхідних для роботи всіх співробітників компанії;
• ремонт приміщень, усунення поломок майна;
• дотримання норм та правил пожежної безпеки, контроль за виконанням усіх рекомендацій;
• матеріальна відповідальність за майно підприємства;
• пошук фірм, які надають усі комунальні послуги;
• укладання договорів на надання провідного телефонного зв'язку, стільникового зв'язку, інтернету, на надання комунальних послуг;
• забезпечення співробітників компанії всім необхідним ефективної роботи;
• контроль за станом приміщень, усунення всіх неполадок – це входить своєчасний ремонт, технічні роботи, прибирання кабінетів;
• організація комфортних умов відпочинку співробітників відповідно до законодавства РФ;
• контроль за забезпеченням охорони будівлі, приміщень, співробітників.

Загальні положення

Будь-яке підприємство має положення про адміністративний відділ. Воно трохи відрізняється залежно від роду діяльності фірми та її розмірів, але багато положень є стандартними, вони однакові у всіх компаніях. Ось деякі з них:

1. Положення визначає структуру відділу, його функції, права, завдання, відповідальність, призначення, цілі, інструкції.
2. Відділ здійснює та організує адміністративно-господарське забезпечення підприємства та вирішує всі матеріально-технічні питання.
3. Відділ є незалежним підрозділом. Підпорядковується директору чи його заступнику.
4. Вся робота має відповідати законам, актам уряду Російської Федерації, президента РФ, і навіть конституції РФ.
5. Відділ зобов'язаний дотримуватися актів, правил господарського обслуговування, норм утримання та експлуатації приміщення, всієї будівлі, вчасно здійснювати ремонт, стежити за станом технічного обладнання, дотримуватися техніки протипожежної безпеки, контролювати дотримання санітарного та протиепідемічного режимів.
6. Вимоги до кваліфікації керівника відділу та інших працівників, їх права, функції, обов'язки зазначені у посадових інструкціях, які затверджує керівник підприємства.
7. Підрозділ у межах своєї компетенції взаємодіє з усіма відділами, підрозділами фірми (компанії, підприємства).
8. За недотримання посадових інструкцій відсутність трудової дисципліни будь-який співробітник відповідає перед своїм безпосереднім керівником До такого співробітника застосовуються заходи, передбачені законодавством РФ.
9. У адміністративно-господарського відділу є начальник із високим ступенем професіоналізму, організаторськими навичками Стаж, освіта, інші вимоги визначає керівник організації.

Подробиці подано на відео.

Посадові обов'язки

Господарським забезпеченням організації займається велика команда спеціалістів. Залежно від роду діяльності.

1. Технік, тесляр, електрик, сантехнік, прибиральник, гардеробник, водій, енергетик, секретар, спеціаліст, інженер.
2. Провідний спеціаліст, головний інженер, адміністратор — це група співробітників, кожен з яких займається окремим напрямом роботи відділу.
3. Керівник підприємства, начальник АХЧ, технічний директор, заступник керівника з господарського забезпечення.

Головний співробітник відділу – начальник, керівник АХО – це, як правило, людина з досвідом.Підпорядковується генеральному директору чи його заступнику, нерідко головний господарник організації сам є заступником керівника.

• норми Трудового кодексу та внутрішній розпорядок організації;
• всіх структурних підрозділах, особливостях їхньої взаємодії між собою;
• норми та правила охорони праці;
• всі акти, накази, розпорядження, постанови вищого керівництва, що стосуються ведення адміністративно-господарського обслуговування;
• правила керування командою, організації праці;
• роботі та обслуговуванні організаційної та обчислювальної техніки;
• навички ділового спілкування, складання договірної документації;
• порядку закупівель, місці та кількості придбаного інвентарю та обладнання для фірми.

Крім того, керівник служби повинен мати знання про історію організації та перспективи розвитку, мати хоча б мінімальні знання економіки, управління, ведення матеріальної звітності, знати порядок, терміни складання звітності та ведення табельного обліку.

Начальник господарської служби має право визначати заходи покарання своїх співробітників, розподіляти відпустки, давати дозвіл на догляд з робочого місця у разі непередбачених обставин. Він повністю контролює виконання всіх поставлених завдань, залучає підрядників, контролює закупівлю інвентарю, розробляє плани ремонту та багато іншого.

Посадові обов'язки начальника АГВ:

1. Слідкує за роботою співробітників, розподіляє обов'язки між ними, контролює виконання всіх посадових інструкцій.
2. Проводить набір персоналу до адміністративно-господарського підрозділу.
3. Здійснює контроль за роботою технічного обладнання — ліфтів, системи вентиляції, освітлювальних приладів.
4. Складає плани та організує роботи з ремонту внутрішніх приміщень, усієї будівлі. Контролює дії щодо благоустрою території. Це стосується як постійного догляду за двором, коридорами, так і оформлення під час свят, важливих заходів.
5. Контролює оформлення необхідних документів надання послуг від сторонніх організацій з обслуговування. Підписує договори, веде матеріальну звітність, стежить її складанням.
6. Відповідає за розподіл, закупівлю, зберігання, цілісність робітничого інвентарю, технічного устаткування.
7. Забезпечує раціональний розподіл бюджету, що виділяється, планування витрат на технічні потреби організації.
8. Відповідає за оновлення, використання, розподіл нових засобів зв'язку, предметів протипожежного захисту, організаційної техніки, робочого інвентарю.

У великих компаніях, які мають власний великий майновий комплекс, робота заступником з АХО або начальником відділу передбачає відповідальність за цілі будівлі. Він забезпечує комфорт всіх працівників компанії, надаючи робоче місце, забезпечуючи швидкий доступ до нього, забезпечуючи всім необхідним для ефективного результату, забезпечуючи чистоту та порядок у всіх приміщеннях будівлі, ремонт, яскраве освітлення, тепло в холодну пору року, усунення несправностей. Інженер, адміністратор, начальник мають право:

• запитувати відомості в інших відділів стосовно питань адміністративно-господарського характеру;
• карати співробітників порушення, доповідати звідси керівництву;
• виявляти ініціативу у вдосконаленні роботи організації у сфері технічного та адміністративного обслуговування;
• дотримання всіх правил, норм вимагати від керівництва надання необхідних умов;
• оцінювати якість роботи своїх підлеглих.

Права, функції та відповідальність

У кожній компанії є особливості, проте посадові обов'язки спеціаліста АХО скрізь практично однакові. У них входить:

• забезпечення великих закупівель будь-якої техніки;
• купівля, розподіл канцтоварів;
• постачання всіх співробітників офісним інвентарем, господарськими предметами, меблями;
• оперативний ремонт обладнання; профілактика поломок;
• ведення документообігу, баз даних, технічних файлів;
• прибирання, ремонт, оформлення приміщень;
• благоустрій вуличної території;
• організація харчування у компанії;
• організація роботи корпоративного транспорту;
• влаштування зон відпочинку, місць для куріння, заходів (наприклад, корпоративів);
• взаємодія з орендодавцями, постачальниками та іншими сторонніми компаніями;
• організація електропостачання; контроль роботи опалювальної системи;
• дотримання санітарних, протипожежних норм;
• набір співробітників, оцінка їхньої роботи;
• інформування персоналу про нові акти, нововведення, заходи.

Багато організаціях прийнято проводити планерки: щоденні, щотижневі чи щомісячні. Там начальник повідомляє нову інформацію своїм співробітникам, роздає доручення, ставить завдання.

Усі співробітники мають низку зобов'язань:

• виконувати поставлені вищестоящим керівництвом цілі та завдання;
• вести всю необхідну документацію, заповнювати табелі, форми, кошториси, проводити розрахунки;
• бути готовими до оперативного вирішення будь-яких проблем;
• використовувати за призначенням та раціонально матеріальні блага, кадрові ресурси;
• виконувати всі посадові обов'язки, дотримуватись правил санітарної та протипожежної безпеки всієї організації;
• вчасно надавати звіти, статистичну інформацію начальству;
• виконувати свою роботу кваліфіковано, якісно, ​​вчасно.

Відділ має право в будь-який момент запросити довідкову інформацію у будь-якого з відділів, пропонувати ідеї щодо покращення роботи, брати участь у нарадах та планерках з усіх адміністративно-господарських питань.

Співпраця з іншими відділами

Якісне виконання всіх завдань та функцій неможливе без взаємодії з усіма відділами та підрозділами організації. Кожен господарник має побудувати робочі зв'язку з колегами. Найчастіше в роботі відділу – отримання заявок від інших структур та взаємодія з ними:

1. Бухгалтерія. Найбільш тісне співробітництво з цим відділом обумовлено тим, що господарники повинні звітувати про всі витрати на придбання матеріальних цінностей, інвентарю. Надаються копії договорів із орендодавцями, постачальниками, підрядниками.
2. Виробничий відділ. Він надає устаткування організації, а господарський відділ здійснює контроль за технікою.
3. Юридичний. Допомагає забезпечити необхідні умови для укладання договорів, стежить дотримання всіх норм, правил законодавства РФ.
4. Відділ закупівель. Проводить тендери, аналізує ринок постачальників, допомагає вибрати найвигідніші умови.
5. Планово-економічний. Розподіляє заробітну плату, нараховує премії, відпускні. Головний господарник організації разом із ними регулює оклад своїх підлеглих залежно від виконуваної роботи, ступеня завантаженості.
6. Відділ кадрів Встановлює штатний розпис, повідомляє про відрядження.